Identitätswechselschritt in SharePoint

In SharePoint 2013 gibt es eine einfache Möglichkeit, mit der “SharePoint 2010 Workflow Engine” workflowgesteuerte Elementberechtigungen einzurichten.

Die Funktion dazu nennt sich „Identitätswechselschritt“ oder in Englisch „SharePoint Impersonation Step“. Der Identitätswechsel lässt sich in einem SharePoint Designer Workflow als separaten Step einpflegen.

Beispiel 1 – Elementberechtigung: Inserate / Marktplatz

Ein Anwendungsbeispiel für die Elementberechtigung kann sein, dass man in SharePoint eine Marktplatz- oder Inserat-Seite pflegt. Darauf sollen in der Regel sämtliche Mitarbeiter Schreibrechte erhalten, damit alle die Möglichkeit haben, neue Inserate zu erfassen. Wiederum soll es aber nicht möglich sein, dass man die Inserate anderer Benutzer verändern kann, sondern nur seine eigenen.

Für dieses Szenario bietet sich beispielsweise die Elementberechtigung an. Diese kann sowohl auf einer Dokumentenbibliothek als auch auf einer normalen Liste verwendet werden.

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Access denied

Sandbox Solutions lassen sich nicht mehr hochladen – Access denied

Heute bemerkten wir bei SharePoint-Online folgendes Verhalten:

Nach der Aktivierung des SharePoint Server Publishing Infrastructure Features verschwanden plötzlich gewisse Links im Menüpunkt Web Designer Galleries. Übrig blieb nur noch der Punkt “Master pages and page layouts”. Sandbox Solutions liessen sich nicht mehr hochladen, trotz direktem Zugriff auf die Seite über den Link https://tenantid.sharepoint.com/_catalogs/Solutions/.

Nach unserer Recherche fanden wir heraus, dass Microsoft anscheinend das Property “DenyAddAndCustomizePages” auf der Root SC bei der Provisionierung des Tenants nicht abgefüllt hat. –> Status Unknown

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Publizieren von Dokumenten per Stichtag

Die Funktion „Planung von Elementen“ eignet sich, um Dokumente und Newsartikel per Stichdatum für alle Benutzer sichtbar zu machen, obwohl die entsprechenden Informationen schon längst in SharePoint erfasst wurden. Somit können Artikel vorbereitet werden und per Timer Job automatisch an einem Stichtag publiziert und auch wieder entfernt werden.

Die Voraussetzung hierfür ist, dass das Feature SharePoint Server-Publishing (Deutsch: SharePoint Server Veröffentlichung) auf der Site Collection und der entsprechenden Webseite aktiviert wurde.

Diese Funktion ist verfügbar für folgende Apps:

  • Seiten (siehe Blogbeitrag von David Mehr)
  • Dokumentenbibliotheken
  • Bildbibliotheken
  • Objektbibliotheken
  • WIKI-Bibliotheken
  • Formularbibliotheken

Für Listen lässt sich diese Funktion nicht verwenden.

Die zeitgesteuerte Publikation von Inhalten / Artikelseiten ist im Blogbeitrag von David Mehr (10.11.2014) bereits beschrieben.

Dieser Blog-Beitrag befasst sich daher mit der Publikation von Dokumenten.

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QuickStep – ein praktischer kleiner Helfer in SharePoint

QuickStep bietet die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben per Knopfdruck zu automatisieren. Im SharePoint-Ribbon können Sie einen Button für benutzerdefinierte Aktionen bei Elementen in Bibliotheken oder Listen erstellen. Die Aktion lässt sich dann mit einem Klick ausführen.

Wie das geht, zeigen wir Ihnen anhand eines einfachen Beispiels:

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Mobiler Service für den sicheren Datenaustausch zwischen Treuhänder und Mandanten

Sage 50 & Office 365 mit SharePoint Online für Treuhänder

In Zusammenarbeit mit Sage hat die IOZ AG eine Lösung zum Datenaustausch basierend auf SharePoint Online entwickelt.

Dank der Online-Plattform via Office 365 und SharePoint Online sind die Treuhänder direkt mit ihren Mandanten verbunden und können diese jederzeit kompetent und professionell unterstützen. Treuhänder profitieren vom mobilen Service für den sicheren Datenaustausch für alle wichtigen Dossiers und gestalten zukünftig die Zusammenarbeit noch einfacher und sicherer.

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Benachrichtigungen zum rechten Zeitpunkt

Oftmals setzen sich Mitarbeitende eine Benachrichtigung, damit sie über neue Dokumente oder News automatisch per Mail informiert werden. Je nach Einstellung der Bibliothek oder Liste kann der Mitarbeitende aber auch zu früh informiert werden, wenn News beispielsweise am Vortag erfasst werden, jedoch noch nicht freigegeben sind.

Mit der Funktion “Planung von Elementen” werden Inhalte per Stichdatum automatisch publiziert. Die Benutzer werden erst über einen Eintrag informiert, wenn der Artikel freigegeben und das Startdatum der Publizierung eingetreten ist. Diese Funktion wird in folgendem Blogbeitrag beschrieben: http://blog.ioz.ch/zeitgesteuerte-publikation-von-inhalten/

Benachrichtigungen

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Zeitgesteuerte Publikation von Inhalten

Haben Sie gewusst, dass in SharePoint Inhalte zeitgesteuert  auf ein bestimmtes Datum und eine  Uhrzeit publiziert oder entpubliziert werden können? So besteht beispielsweise die Möglichkeit, dass News bereits vor ihrem Publikationsdatum erstellt, jedoch erst am geplanten Startdatum veröffentlicht oder beim Erreichen des geplanten Enddatums entpubliziert werden. Durch die Versionierungseinstellungen wird sichergestellt, dass nicht veröffentlichte und genehmigte Einträge durch lesende Benutzer nicht sichtbar sind. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die zeitgesteuerte Publikation von Inhalten konfigurieren können.

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Stellvertretungen bei Workflows

Gute Workflows zeichnen sich dadurch aus, dass diese auch in Ausnahmefällen noch eingesetzt werden können. Nichts ist mühsamer als ein Workflow, welcher sich bereits bei der ersten Abweichung vom „Happy Path“ als unbrauchbar herausstellt.

Ein zentrales Thema dabei ist die Handhabung von Stellvertretungen in den Workflows.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, worauf bei den Stellvertretungen zu achten ist und wie sich diese beispielsweise mit Nintex umsetzen lassen.

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Kontext Suche im SharePoint 2013 einrichten

Ausgangslage

Durch die Einführung der neuen Suchinfrastruktur von SharePoint 2013 ist (ohne Anpassungen am Suchcenter vorzunehmen) keine Kontext-Suche möglich. Konkret heisst dies, dass man über die Suchbox keine Suche auf die aktuelle Website absetzen kann, auf der man sich gerade befindet. Der Benutzer landet stets im Suchcenter und es werden die Treffer gemäss Default-Result-Source angezeigt. Normalerweise beinhaltet dies alle SharePoint Inhalte.

Bei einem Kundenprojekt standen wir vor der Herausforderungen, die Suche im aktuellen Kontext wieder zu  ermöglichen.

Lösung

Nach einiger Recherche stiessen wir auf den Lösungsansatz, den Parameter „u“ zu verwenden. Dieser ermöglicht die Mitlieferung der aktuellen Kontext-URL mit dem Token {contexturl}.

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