Zeitgesteuerte Publikation von Inhalten

Haben Sie gewusst, dass in SharePoint Inhalte zeitgesteuert  auf ein bestimmtes Datum und eine  Uhrzeit publiziert oder entpubliziert werden können? So besteht beispielsweise die Möglichkeit, dass News bereits vor ihrem Publikationsdatum erstellt, jedoch erst am geplanten Startdatum veröffentlicht oder beim Erreichen des geplanten Enddatums entpubliziert werden. Durch die Versionierungseinstellungen wird sichergestellt, dass nicht veröffentlichte und genehmigte Einträge durch lesende Benutzer nicht sichtbar sind. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die zeitgesteuerte Publikation von Inhalten konfigurieren können.

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Stellvertretungen bei Workflows

Gute Workflows zeichnen sich dadurch aus, dass diese auch in Ausnahmefällen noch eingesetzt werden können. Nichts ist mühsamer als ein Workflow, welcher sich bereits bei der ersten Abweichung vom „Happy Path“ als unbrauchbar herausstellt.

Ein zentrales Thema dabei ist die Handhabung von Stellvertretungen in den Workflows.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, worauf bei den Stellvertretungen zu achten ist und wie sich diese beispielsweise mit Nintex umsetzen lassen.

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Kontext Suche im SharePoint 2013 einrichten

Ausgangslage

Durch die Einführung der neuen Suchinfrastruktur von SharePoint 2013 ist (ohne Anpassungen am Suchcenter vorzunehmen) keine Kontext-Suche möglich. Konkret heisst dies, dass man über die Suchbox keine Suche auf die aktuelle Website absetzen kann, auf der man sich gerade befindet. Der Benutzer landet stets im Suchcenter und es werden die Treffer gemäss Default-Result-Source angezeigt. Normalerweise beinhaltet dies alle SharePoint Inhalte.

Bei einem Kundenprojekt standen wir vor der Herausforderungen, die Suche im aktuellen Kontext wieder zu  ermöglichen.

Lösung

Nach einiger Recherche stiessen wir auf den Lösungsansatz, den Parameter „u“ zu verwenden. Dieser ermöglicht die Mitlieferung der aktuellen Kontext-URL mit dem Token {contexturl}.

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Nintex Mobile Demo: Spesenantrag

Am 29. August berichteten wir vom Update der Nintex Mobile App. Aufgrund der zahlreichen Rückmeldungen zeigen wir hier ein Beispiel (Video), wie der Einsatz in Unternehmen aussehen könnte.

Als erstes wird eine SharePoint-Umgebung mit einer Liste (z.B. Spesen) benötigt. Weiter müssen Nintex Forms und Nintex Live installiert und aktiviert sein.

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Rich Text Spalten in Dokumentenbibliotheken

Ausgangslage

Häufig kommt es vor, dass man in einer Dokumentenbibliothek mehrzeilige Textfelder hinzufügen möchte. Das lässt sich problemlos bewerkstelligen, indem eine entsprechende Spalte erstellt wird.

Spalte erstellen

Versucht man jedoch, die Spalten mit Rich Text Unterstützung (Bilder, Tabellen und Links) hinzuzufügen, so stellt man folgendes fest: Diese Erweiterung wird deaktiviert, sobald die Spalte der Bibliothek hinzugefügt wurde.

Zusätzliche Spalteneinstellungen

Leider lässt sich das Verhalten auch nicht durch das Bearbeiten der betroffenen Spalte verändern, da jegliche Optionen für Rich Text ausgeblendet werden.

Wichtig: Um das Problem zu beheben, benötigen Sie den Microsoft SharePoint Designer. Diesen können Sie hier kostenlos herunterladen.

Lösung

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Office 365 Benachrichtigungen

Seit einiger Zeit erscheinen im Navigationsfeld bei Office 365 folgende Benachrichtigungen von E-Mail oder Kalender:

Benachrichtigungen Office 365

Möchte man diese nicht mehr erhalten, so kann man die Benachrichtigungen via Zahnrad (rechte obere Ecke) unter „Office 365 – Einstellungen“ deaktivieren:

Office 365 - Einstellungen

Auf der linken Spalte unter „Benachrichtigungen“ können Sie dann individuelle Anpassungen vornehmen:

Individuelle Anpassungen 

Per Workflow die Beschreibung eines URL-Feldes ändern

Ausgangslage

Wir haben eine Liste, welche das Feld “URL” enthält. Ebenfalls hat die Liste ein Feld “Group Name”, in dem vom Benutzer jeweils die aktuelle Bezeichnung des Elements (in unserem Fall eine Gruppe) eingetragen wird.
Das Feld “URL” selber wird genutzt, um direkt auf das verlinkte Subweb zu springen. Der Benutzer  muss nun aber jedes Mal manuell die Beschreibung der URL anpassen, wenn er den Titel ändert, da die Felder in keiner Abhängigkeit miteinander stehen:

Bei einer Änderung der Spalte „Group Name“ soll der Workflow die Spalte “Bezeichnung” automatisch anpassen und den selben Wert eintragen:
Beispiel

Lösung

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Nintex Mobile 3.0

Nintex hat am 28. August 2014 ihre Mobile-App auf die Version 3.0 aktualisiert. Neben einigen Fehlerbehebungen ist es neuerdings möglich, Nintex Forms für Office 365 über die Smartphone-App zu verwalten. Nintex Mobile ist für die gängigsten Plattformen verfügbar (Microsoft Windows RT und Windows 8, Microsoft Windows Phone 8, Apple iOS 7, Android 4.x) und kann kostenlos installiert werden.

Bildschirmausschnitt von Nintex Mobile:

Nintex Mobile 3.0