Workflow zur Erinnerung an Geburtstage

Geburtstage sind toll. Je nach Grösse eines Unternehmens kann es aber ziemlich aufwändig sein, keinen dieser speziellen Tage der Mitarbeitenden zu verpassen. Wäre es nicht viel praktischer, wenn die Personalabteilung mit einem Workflow benachrichtigt werden könnte, wessen Geburtstag als nächstes ansteht? 

Hier erfahren Sie, wie man diesen Arbeitsablauf mit Nintex Workflow automatisieren kann.

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PDF werden nur im Browser angezeigt (SharePoint 2010/2013): Wie kann ich das ändern?

Grundsätzlich kann in den Websiteeinstellungen definiert werden, ob Dokumente im Client oder im Browser geöffnet werden sollen.

1_Websiteeinstellungen

Diese Defaulteinstellungen können in SharePoint dann pro Bibliothek definiert werden.

2_Erweiterete_Einstellungen

Manchmal werden die PDFs weiterhin im Browser angezeigt und nicht mit dem entsprechenden Programm (z.B. Adobe Reader) geöffnet, obwohl die Einstellungen entsprechend vorgenommen wurden. Office-Dokumente werden korrekt geöffnet, aber warum nicht auch die PDFs?
Ab Adobe Version 10 müssen noch Einstellungen im Browser und/oder im Adobe Reader angepasst werden.

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Welche Tools kommen bei welchen Projekten zum Einsatz?

Ende Februar veröffentlichten wir den Blogbeitrag zu den Möglichkeiten von Project Online. Der nachfolgende Artikel gibt Ihnen Auskunft, welche Tools Ihnen für Ihre Projekte zur Verfügung stehen.

  • Das Fundament bilden einfache Tabellen, welche mit Excel umgesetzt werden können. Diese dienen zur Aufgabenverwaltung.
  • Um die effiziente Zusammenarbeit inklusive Reporting zu ermöglichen, kommt SharePoint hinzu. Projektmitglieder können somit alle nötigen Aktivitäten durchführen.
  • Doch auch Tasklisten stossen irgendwann an Grenzen. Abhängigkeiten, geteilte Ressourcen, einzigartige Bedingungen oder zu lange Listen bringen Project Professional ins Spiel. Im Zusammenarbeit mit Project Online können alle Anforderungen im Projektmanagement abgedeckt werden.


Empfohlene Teile einer Projektseite sind:

  • Projekt Management Office Governance Dokumente
  • Projektdokumente
  • Issues Log
  • Projektaufgaben
  • Risiken Register
  • Kalender
  • Kontakte
  • Change Control Log
  • Lessons Learned Log
  • Fehler Nachverfolgung

Wie Sie eine Projektseite mit diesen Teilen in SharePoint aufbauen, erfahren Sie hier (Folie 13 – 23) . Alternativ können Sie eine Project-Datei in SharePoint exportieren und somit eine neue Aufgabenliste erstellen und synchronisieren. Die nötigen Schritte finden Sie hier (Abschnitt «Publish project plans to SharePoint Online»). Auf der obersten Etage haben Manager das Projektportfolio in der Übersicht und verfügen damit über eine optimale Entscheidungsgrundlage. Diese folgende Abbildung zeigt die Übersicht:
Werkzeugeinsatz Projektmanagement
Die nachfolgende Grafik zeigt die Kosten sowie die entsprechende Toolkategorie, ebenfalls sind in der Grafik die entsprechenden Konkurrenzprodukte ersichtlich:
Preis nach Werkzeugkategorie

SecurAccess für noch mehr Sicherheit!

Oftmals setzen Unternehmen aus Sicherheitsgründen eine 2-Faktor Authentifizierung voraus. Dies wird sehr oft durch eine Token-Authentifizierung bewerkstelligt, welche eine hohe Sicherheit gewährleisten soll: Der Benutzer muss ein Passwort kennen („Etwas, das man weiss“) und in Besitz seines Tokens sein („Etwas, das man hat“), um sich dem Rechner, dem Netzwerkdienst etc. gegenüber ausweisen zu können. Der Token generiert zyklisch eine neue Zahl, die nur durch den Server vorhersagbar ist.

SecurAccess ist eine tokenlose 2-Faktor Authentifizierung. Diese spart die Anschaffung traditioneller Hardware-Token sowie deren Verwaltung und nutzt stattdessen die vorhandenen mobilen Devices, wie Smartphones, Tablets und Notebooks der Anwender.

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Bei Office 365 für Schulen gilt jetzt Schweizer Recht

Schweizer Schulen können künftig den Cloud-Dienst Office 365 von Microsoft einsetzen – er ist nach einer Anpassung datenschutzrechtlich unbedenklich. Die schweizerischen Datenschützer konnten bei Microsoft entsprechende Änderungen durchsetzen.

Insbesondere kann damit sichergestellt werden, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt
sind, der Ort der Datenbearbeitungen in Europa festgehalten ist, Kontrollmöglichkeiten
bestehen, schweizerisches Recht anwendbar wird und auch der Gerichtsstand in der
Schweiz liegt.

Um in den Genuss dieser Änderung zu kommen, muss durch die Bildungsinstitutionen eine kostenlose Vertragsergänzung abgeschlossen werden.

Lesen Sie hier auch die Pressemitteilung der Vereinigung der schweizerischen Datenschutzbeauftragten (Privatim).

OneDrive for Business als eigenständiger Dienst verfügbar

Neu kann ab dem 1. April OneDrive for Business als Standalone-Dienst, das heisst ohne die anderen Office 365 –Funktionen genutzt werden.

OneDrive for Business ist die Nachfolgeversion von SkyDrive Pro.

onedrivebusiness

Der amerikanische Preis beträgt von April bis September 2014 $ 2.50 pro Benutzer und Monat. Unternehmen, die bereits Office 365 ProPlus oder Office mit einer Software Assurance im Einsatz haben, profitieren von einem Preis von $ 1.50 pro Benutzer und Monat.

In der Schweiz werden die Preise ungefähr mit den Dollarbeträgen übereinstimmen. Pro Benutzer und Monat zahlen die Unternehmen dann rund CHF 2.50 oder CHF 1.50 pro Benutzer und Monat. Ab dem Oktober 2014 verdoppeln sich diese Preise. Das Ganze hat Julia White, General Manager von Microsoft Office, in ihrem Blogbeitrag bekannt gegeben.

SharePoint 2013 – Out-of-the-Box Geolocation Spalte

SharePoint 2013 bringt Out-of-the-Box eine Spalte Geolocation mit. In einer Liste können wir die Spalte Geolocation hinzufügen, durch die Verwendung einer speziellen Map-View werden die erfassten Locations dann in einer Bing-Map dargestellt.

Damit die Geolocation Spalte verwendet werden kann, muss diese vorgängig aktiviert werden. Die Aktivierung kann mittels PowerShell erfolgen.

$web = Get-SPWeb "SiteURL"       #SiteURL= URL der Site
$list = $web.Lists["ListName"]      #ListName= Name der Liste

$list.Fields.AddFieldAsXml("<Field Type='Geolocation' DisplayName='Display Name'/>", $true, [Microsoft.SharePoint.SPAddFieldOptions]::AddFieldToDefaultView)          #DisplayName= Name der Geolocation Spalte

Die Geolocation Spalte kann auch mittels Javascript Object Model, .NET Object Model oder Server Object Model aktiviert werden. Mehr Informationen dazu hier.

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SharePoint Konferenz 2014 – Summary

Letzte Woche hat die SharePoint Konferenz in Las Vegas stattgefunden. Die IOZ hat auch in diesem Jahr eine Delegation nach Nevada geschickt.

spc14_las_vegas

An der weltweit grössten SharePoint Konferenz, mit rund 10’000 Besuchern aus 80 Ländern, wurden jede Menge Neuigkeiten und Know-how zu SharePoint und Office 365 präsentiert. In den über 200 Sessions wurde aufgezeigt wie man mit SharePoint und Office 365 die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität erhöhen kann. Es gab aber auch Drilldown-Sessions zu Search, Security, Yammer, Office, ECM, Architecture, O365, Azure und SQL Server.

In diesem Blog-Beitrag werden die wichtigsten Neuerungen und Erkenntnisse der diesjährigen Konferenz zusammengefasst.

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