Minimale Berechtigungen für Lösungen mit Nintex

Immer wieder wurden wir in der Vergangenheit nach den minimal benötigten Rechten für Nintex Workflow oder Forms Lösungen gefragt. Leider lässt sich diese Frage nicht mit einem einfachen “Sie brauchen dafür nur Leseberechtigung” – oder so ähnlich – beantworten. Für die minimalen Rechteeinstellungen müssen ein paar Abhängigkeiten beachtet werden.

Die folgende Tabelle erläutert die erforderlichen Einstellungen anhand von ein paar unterschiedlichen Anwendungsfällen:

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Darum optimieren wir die SharePoint Navigation aus UX-Sicht

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum Nutzer sich im Intranet nicht zurechtfinden. Eine schlechte Navigation gehört ganz bestimmt auch dazu. Dabei wäre es mit dem richtigen Vorgehen gar nicht so schwer, die Navigation in SharePoint benutzerfreundlich aufzubauen.

SharePoint vs. unser Gehirn

Damit wir verstehen können, welche Probleme ein Benutzer mit der Navigation haben kann, zeigen wir zuerst auf, wie wir Menschen eigentlich ticken.

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Delve wächst weiter

Delve wird von Microsoft aktiv gepusht und wächst stetig weiter. Jedoch ist Delve für viele noch kein Begriff. Mit diesem Blogbeitrag versuchen wir, ein paar offene Fragen zu klären und den konkreten Nutzen von Delve aufzuzeigen.

Was ist Delve?

Delve ist ein Tool, welches diverse Informationen aus dem Office Graph zusammenzieht. Dabei werden ausschließlich Inhalte berücksichtigt, auf die Anwenderinnen und Anwender auch Zugriff haben, sprich berechtigt sind. Derzeit werden Inhalte aus E-Mail (Exchange Online) inklusive Anlagen, OneDrive for Business und SharePoint Online indiziert. In der nächsten Zeit sollen weitere Datenquellen integriert werden, namentlich OneNote, Yammer und Skype for Business.

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„Change the Look“ rückgängig machen

In SharePoint 2013 kann man das Aussehen mit “Change the Look” auf einen zur Auswahl stehenden Look ändern. Dies hat nicht nur auf das Aussehen einen Einfluss, sondern auch auf die Struktur diverser Dateien.

Change the look

Wählt man dann wieder den “Office Look“, um zum Standard Look zurückzukehren, sieht die SharePoint-Plattform auf den ersten Blick optisch wieder wie „Out of the box” aus.

Es gibt aber einen Unterschied zwischen dem effektiven “Out of the box” und dem „Office Look“. Die Struktur ist nicht mehr dieselbe, da über „Change the Look“ auf die Struktur der Dateien Einfluss genommen wird. Dies hat unter anderem zur Folge, dass beispielsweise ein IOZ Standard Design nicht mehr korrekt dargestellt wird.

Es gibt eine Möglichkeit, wie man SharePoint nach “Change the Look” wieder in den Standardzustand zurücksetzen kann.

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Patch zur Schliessung einer kritischen Microsoft-Sicherheitslücke

Gestern wurden wir von Microsoft über eine Sicherheitslücke informiert. Diese Sicherheitslücke betrifft unterschiedliche Windows Web Services (u.a. auch SharePoint, Exchange, Lync etc.). Im Security Bulletin MS15-034 (KB3042553) von Microsoft finden Sie detaillierte Informationen dazu.

Wir empfehlen, zeitnah die relevanten Patches einzuspielen und diese Sicherheitslücke zu schliessen. Nachfolgend finden Sie die Links für den Download des entsprechenden Patches:

SharePoint Webpart „Aktueller Benutzerfilter“ anwenden

Dieser Blogbeitrag zeigt, wie man das standardmässig verfügbare SharePoint Webpart „Aktueller Benutzerfilter“ oder in einer englischen Installation „Current User Filter“ an einem Praxisbeispiel anwendet und mit individuellen User Properties verknüpfen kann.
Das Webpart ermöglicht es, Filter mit bestimmten User Properties auf den aktuell angemeldeten Benutzer anzuwenden.

Neue User Properties erstellen:
Um ein neues User Property anzulegen wählt man in der Central Administration in der Service Application „User Profile Service“ im Menü den Menüpunkt „Manage User Properties“ aus.

Bild 1

Über den Link „New Property“ kann man nun individuelle User Properties erstellen

Bild 2

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ADFS Federation mit Office 365 Bug – Service not available

Wer die neuste Version der Azure Active Directory Module for Windows PowerShell (aktuell Version 8362.1, vom 19.01.2015) einsetzt, wird auf ein Problem stossen: wenn er versucht die Federation zwischen ADFS und Office 365 aufzubauen, bzw. auf einem Server die bestehende Federation zu aktualisieren (wegen Zertifikatswechsel oder ähnlichem).

Die Kommandos…

  • Convert-MSOLDomainToFederated
  • Convert-MSOLDomainToStandard
  • Update-MSOLFederatedDomain
  • Get-MsolFederationProperty

… laufen ins Leere mit der Fehlermeldung: Service not available

Dies ist ein Bug in der Version 8362.1 der Azure Active Directory Module for Windows PowerShell. Eine erfolgreiche Nutzung der Federation Kommandos ist momentan nur mit der vorhergehenden Version 8262.2 möglich.

 

Nintex Workflow: Webservices in ADFS Umgebung

Die Authentifizierung durch ADFS (Active Directory Federation Services) gewinnt im SharePoint-Umfeld zunehmend an Bedeutung. Erfahrungsgemäss kann es dabei zu Schwierigkeiten kommen, wenn man Web Services mit Nintex Workflow aufrufen möchte. (Error 403 – forbidden)

Dieser Beitrag zeigt anhand des Web Service Aufrufs „RemoveUserCollectionFromGroup“, wie die entsprechende Workflow Action zu konfigurieren ist. Voraussetzung dafür ist, dass vorgängig ein FedAuth-Cookie durch den Workflow erstellt wird. Die Beschreibung dazu finden Sie hier.

Blog 1

Abbildung 1: Workflow

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Create InfoPath 2013 forms for SharePoint 2013

InfoPath is a useful tool to create forms and publish them to SharePoint 2013. The communication between InfoPath 2013 and SharePoint works really well. You can use values of InfoPath and show them in SharePoint document library rows.

There are a two things you need to check before you can start.

  • Do you have a sub-site (document library) in SharePoint 2013?
  • Does the user have site collection administrator rights?

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