Ordner wird in Exploreransicht (WebDAV) nicht angezeigt

Problem:

Bei Dokumentenbibliotheken in SharePoint besteht die Möglichkeit, die Bibliothek im Windows Explorer zu öffnen. hiddenfolder_3

In der Dokumentenbibliothek sind mehrere Ordner vorhanden (in unserem Beispiel Anleitungen und Dokumentationen).

hiddenfolder_1

Beim Öffnen der Dokumentenbibliothek in der genannten Explorer View werden jedoch nicht alle Ordner angezeigt:
hiddenfolder_2

Mögliche Ursachen:

  • Der Ordner enthält ein Sonderzeichen (z.B. ?,%)
  • Der Ordner beginnt mit einem Underline „_“
  • Der Ordner wurde mit einem startendem „_“ erfasst und anschliessend umbenennt

Lösung:

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Anpassung der Suchresultate

Problem:

Obwohl dem Dokument ein Titel zugewiesen (in SharePoint und in Word) und die XML Struktur repariert wurde, wird in der Suche der falsche Titel angezeigt. Anstelle des eingetragenen Titels wird ein Schlagwort aus dem ersten Satz im Dokument verwendet (Überschrift 1 wird angezeigt).

Die Anzeige ist somit für den Benutzer irreführend. Dies hängt damit zusammen, dass die Suche von SharePoint die Überschrift aus dem Dokument höher gewichtet als den zugewiesenen Titel in SharePoint.

 

Lösung:

Um dies anzupassen, muss in der Central Administration das Managed Property Title angepasst werden.  Starten Sie hierfür die Central Administration und wechseln Sie in die Sucheinstellungen. Unter den Suchschemas kann dann das Property Title gesucht werden.

Search Service Application

 

 

 

 

 

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Information Rights Management (IRM)

Um was geht es beim IRM?

Mit IRM können Sie Dateien vor Missbrauch oder unerlaubter Verteilung schützen. Der Schutzmechanismus ist direkt an die Datei geknüpft. Diese wird verschlüsselt und ist unabhängig von ihrem Übertragungsweg oder Speicherort geschützt. So kann z.B. ein Word Dokument auf SharePoint-Online gespeichert, danach lokal auf einen Rechner herunter geladen und per Mail an x Personen versendet werden. Der Schutzmechanismus bzw. die Berechtigung auf das Dokument bleibt in allen Fällen erhalten, so dass nur berechtigte Personen das Dokument bearbeiten oder lesen können.

Die Berechtigungen können granular vergeben werden. So ist es beispielsweise möglich, einem Benutzer das Recht zum Lesen und Ändern des Dokumentes zu geben, ihn aber hinsichtlich des Ausdruckens oder gar Entschlüsselns des Dokumentes einzuschränken. Zusätzlich kann der Schutz zeitlich begrenzt vergeben werden, wenn die Information etwa nicht mehr benötigt wird. Dies kann insbesondere bei der Projektarbeit von hohem Nutzen sein.

IRM kann beliebig je Bibliothek konfiguriert werden. Der Mechanismus kann so individuell in schützenswerten Ablagen wie HR, GL, etc. Dokumenten aktiviert werden.

Wie richtet man IRM im SharePoint Admin Center ein?

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Lizenzierung Office 365

Bei der Evaluierung eines Office 365 Projektes ist es besonders wichtig, frühzeitig über die Lizenzierung Bescheid zu wissen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, worauf Sie bei der Lizenzierung von Office 365 auf jeden Fall achten sollten.

In diesem Beitrag fokussieren wir uns jeweils auf die Enterprise Pläne im kommerziellen Umfeld. Anmerkung: Gemeinnützige Organisationen, Bildungseinrichtungen sowie öffentliche Verwaltungen haben teilweise andere Konditionen. Diese erhalten teilweise sogar kostenlose Lizenzen. Darauf wird aber in diesem Beitrag nicht genauer eingegangen.

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Nintex Review 2015

Nintex vTEEs ist an der Zeit, das Jahr 2015 Revue passieren zu lassen und dabei den Fokus auf Nintex zu legen. Im Mai 2015 verfasste ich ein Fazit bezüglich der aktuellen Versionsstände und wagte einen Blick in die Zukunft. Auch für das kommende Jahr gibt es bereits wieder einige vielversprechende Hinweise, in welche Richtung sich die Produkte weiterentwickeln werden.

Nintex Workflow

Nintex Workflow 2013

2015 stand im Zeichen der „Feature-Parity“ zwischen der On-Prem- und der O365-Variante. Zwar erfuhr Nintex Workflow 2013 wohl diverse Fehlerkorrekturen, doch änderte sich an der Engine des Produkts erwartungsgemäss nicht viel. Die aktuelle Versionsnummer lautet 3.1.6.0 und seit meinem Beitrag im Mai gab es folgende nennenswerte Verbesserungen:

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Internet Explorer kann nicht Versionen von Dokumenten öffnen

Problem

Sie befinden sich in einer Dokumentenbibliothek in SharePoint und klicken auf das Kontextmenü einer Datei (Word, Excel, usw.), um die Versionen anzusehen. Wenn Sie dann eine Version auswählen, öffnet sich Word auf Ihrem Computer. Sie erhalten dann die Fehlermeldung:

Sorry, we couldn’t open  https://www.contoso.com/_vti_history/1/DocLibName/DocName.docx

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Workflow Timer Job

Anwender von Nintex Workflow werden schon öfter über dieses Problem gestolpert sein.

Pause_for

Man baut die Action „Pause for“ ein, setzt den Wert auf 1 Minute und wundert sich, warum der Workflow effektiv 5 Minuten oder noch länger pausiert wird, bevor er dann wieder weiterläuft.

Der „Übeltäter“ heisst Microsoft SharePoint Foundation Workflow Timer Service. Dieser Timer Job ist standardmässig auf 5 Minuten eingestellt. Das heisst, dass alle terminierten Workflow Aktionen im Abstand von 5 Minuten überprüft/abgearbeitet werden.

Edit_Timer_Job

Natürlich kann dieser Wert auch heruntergesetzt werden. Seien Sie sich aber bewusst, dass dies zu einer höheren Serverauslastung führt.

Tipp: Zu Testzwecken lässt sich der Timer Job auch manuell ausführen. Drücken Sie dazu auf „Run Now“.

Loadbalancer Web-Probe mit SharePoint – Anonymous Access

Ausgangslage

Eine SharePoint Farm mit zwei Webfrontend Servern soll aus Gründen der Ausfallsicherheit über einen Loadbalancer publiziert werden. Dabei soll ein Ausfall pro SharePoint Web Application detektiert werden und bspw. nur für die betroffene, ausgefallen SharePoint Web Application ein Switch auf den anderen (funktionierenden) Webfrontend Server vornehmen.
Für diese Loadbalancer Lösung muss in regelmässigen Abständen eine Webseite aufgerufen werden, um einen allfälligen Ausfall festzustellen.

Problem

Einige Loadbalancer Lösungen bieten keine Möglichkeit, User-Credentials beim Aufruf der Webseite mitzugeben und müssen dadurch anonym zugreifen.

Lösung

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Web Analytics-Berichte

Web Analytics-Berichte sind integrierte Berichte in Microsoft SharePoint Server 2013, die mit Hilfe von Verwendungsdaten verschiedene Aspekte von Websites und Websitesammlungen analysieren.

Damit Web Analytics-Berichte in SharePoint verwendet werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Usage data collection ist in der Zentraladministration aktiv
  • Folgende Timer Jobs sind aktiv und laufen erfolgreich durch (https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc678870.aspx)
    • Microsoft SharePoint Foundation Usage Data Import
    • Microsoft SharePoint Foundation Usage Data Processing
  • Site Collection Feature „Berichterstellung“ (Reporting) ist aktiv

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List View Threshold: Umgang mit Schwellenwerten

List View Threshold – Was ist das?

Mit SharePoint 2010 hat Microsoft die Thresholds eingeführt, welche auch bei SharePoint 2013 noch gelten. Mit diesen Schwellen- bzw. Grenzwerten sollen bei grossen Abfragen Performanceeinbussen verhindert werden.

Der List View Threshold sagt, dass standardmässig maximal 5000 Items in einer Liste angezeigt werden können. Es können mehr Einträge in dieser Liste vorhanden sein, jedoch maximal 5000 im entsprechenden View. Für Administratoren und Auditoren liegt dieser Schwellenwert standardmässig bei 20000.

 

Wo liegt der Unterschied zwischen Boundaries und Thresholds?

Boundaries sind fixe Grenzwerte die nicht verändert werden können. So ist z.B. die maximale Dateigrösse auf 2 GB begrenzt.

Thresholds sind Schwellenwerte, die nicht überschritten werden können, wenn man die Werte nicht anpasst. So haben z.B. Bibliotheken und Listen standardmässig einen Schwellenwert von maximal 5000 Items. Von Microsoft ist dies eine Softempfehlung und kann bei Bedarf angepasst werden.

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