Darum optimieren wir die SharePoint Navigation aus UX-Sicht

Zwei Bilder einer Person, die einen Laptop mit Visitenkarten darauf verwendet, zeigen die SharePoint-Benutzererfahrung und -Navigation.

Veröffentlicht:
Aktualisiert: 27. Juni 2021

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum Nutzer sich im Intranet nicht zurechtfinden. Eine schlechte Navigation gehört ganz bestimmt auch dazu. Dabei wäre es mit dem richtigen Vorgehen gar nicht so schwer, die Navigation in SharePoint benutzerfreundlich aufzubauen.

SharePoint vs. unser Gehirn

Damit wir verstehen können, welche Probleme ein Benutzer mit der Navigation haben kann, zeigen wir zuerst auf, wie wir Menschen eigentlich ticken.

Die Leistung des menschlichen Gehirns ist beeindruckend. Es filtert konstant Informationen, die wir mit unseren Sinnen aufnehmen, analysiert diese in Millisekunden im Unterbewusstsein und sagt uns, was in unserer Umwelt passiert, wie sie funktioniert und wie wir damit interagieren können. Damit wir bei dieser Reizüberflutung den Überblick behalten können, sucht unser Gehirn laufend nach Mustern, um die Informationen zu gruppieren und die Verarbeitung zu vereinfachen. Ein gutes Beispiel dafür sind Gesichter. Unser Gehirn fügt die Einzelheiten eines Gesichts (Augen, Nase, Mund und Kopfform etc.) zu einem unscharfen Bild zusammen (Gruppierung) und merkt sich diese groben Umrisse (Muster). Kommt nun ein solches Muster in unser Blickfeld, prüft unser Gehirn dieses und analysiert, ob davon eine Gefahr ausgeht oder wir damit interagieren möchten. Ist dies nicht der Fall wird diese Information wieder verworfen. Gleicht es jedoch einem uns bereits bekannten Muster (beispielsweise dem Gesicht eines Familienangehörigen), wird die Information weitergeleitet und das Gesicht wird genauer analysiert.

Gesicht
Unser Gehirn kann bereits links im ersten Bild ein Gesicht ausmachen, weil es das Muster erkennt. Darum sehen wir auch in Alltagsgegenständen Gesichter.

Dasselbe Vorgehen wenden wir auf alles in unserer Umgebung an, auch auf Webseiten. Über die Jahre hat sich das Muster einer Website in unserem Gehirn gefestigt und wir können einzelne Elemente darin deuten, ohne die Details zu kennen.

Bestimmt können Sie in dieser folgenden vereinfachten Darstellung mit grosser Gewissheit sagen, wo das Logo oder die Navigation ist und in welchem Bereich der wichtigste Inhalt platziert wurde:

Website
Schematische Darstellung einer typischen Website

Muster wie diese sind für die einfache Bedienung einer Website enorm wichtig, denn sie erlauben uns Informationen im Unterbewusstsein zu verarbeitet. Es benötigt dadurch deutlich weniger Ressourcen, als wenn wir eine Website bei jeder Betrachtung aktiv analysieren müssten. Anhand bekannter Punkte in diesen Mustern orientiert sich das Auge und man weiss, ob man sich mit seinem Blick zum Beispiel gerade im Hauptinhalt oder in den weiterführenden Informationen befindet.

Bei SharePoint sind diese Orientierungspunkte nicht vorhanden, weil wichtige Elemente (z.B. die Hauptnavigation) nicht als solche zu erkennen sind. Um dem Benutzer die Orientierung zu erleichtern, sind deshalb die wichtigsten Punkte wie die Hauptnavigation in unseren IOZ Firmendesigns hervorgehoben und nach einer visuellen Hierarchie gewichtet.

SharePoint-vs-Firmendesign
Links: Standard SharePoint – die relativ selten verwendete Zeile am oberen Bildrand sieht aus wie die Hauptnavigation. Sie enthält sogar Navigationslinks, diese führen den Benutzer aber aus dem Intranet heraus und zu anderen SharePoint-Bereichen
Rechts: IOZ Firmendesign – die Hauptnavigation ist farblich und optisch hervorgehoben und ist für den Benutzer so eine wichtige Orientierungshilfe

 

Inkonsistente Navigation in SharePoint

In SharePoint ist die Hauptnavigation standardmässig auf die aktuelle SiteCollection beschränkt. Besteht das Intranet aus verschiedenen SiteCollections, ändert sich die Navigation für jeden Bereich.

Dies ist aus zwei Gründen äusserst schlecht:

1) Während sich der Benutzer im Intranet bewegt, baut er in seinem Gedächtnis eine Sitemap auf. Damit er sich in dieser zurecht findet, ist das Wichtigste eine konsistente Hauptnavigation. Wenn sich die Hauptnavigation ändert, stimmt die mentale Sitemap nicht mehr und der Benutzer kann nicht sagen, wo er sich gerade befindet.

2) Neben der offensichtlichen Aufgabe, Inhalte durch Anklicken eines Links zu finden, erfüllt die Hauptnavigation ein weiteres wichtiges Bedürfnis: sie vermittelt Sicherheit. Ist sich der Benutzer unsicher, ob er noch auf dem richtigen Weg ist, agiert die Hauptnavigation als Ausgangspunkt, zu dem der Benutzer jederzeit zurückkehren und seine Suche von neuem beginnen kann.

Um dieses Problem zu lösen, setzen wir die IOZ Global Navigation Solution ein. Damit kann die Navigation für das gesamte Intranet in einer zentralen Liste verwaltet werden und ist somit über alle Seiten konsistent.

 

Navigation mit UX sinnvoll aufbauen

Mit der IOZ Global Navigation haben wir die technische Grundlage für eine benutzerfreundliche Navigation geschaffen. Gerade komplexe Umgebungen wie ein Intranet stellen darüber hinaus hohe Anforderungen an die Informationsarchitektur und Navigationsstruktur.

Weil Mitarbeitende unterschiedliche mentale Sitemaps des Intranets haben, sollten diese vor der Umsetzung in UX-Workshops erforscht werden. Bei Card Sorting-Tests gibt man den Test-Benutzern beispielsweise die vorher definierten Inhalte und lässt die Tester damit die Sitemap aufbauen. Anschliessend werden die erstellten Sitemaps verglichen und Übereinstimmungen sowie mögliche Probleme aufgezeigt. Daraus entsteht dann die fertige Navigationsstruktur, welche näher an den Benutzerbedürfnissen ist, als wenn diese einfach durch ein Projektteam definiert worden wäre.

cardsorting
Card Sorting kann mit einem Online-Tool oder mit Karteikarten durchgeführt werden.

 

Event-Tipp: SharePoint & Office 365 Community zum Thema „UX“

Wie wir diese und weitere Methoden praktisch einsetzen, zeigen wir an unserer nächsten SharePoint & Office 365 Community (10.6.2015, 16h00 bis 18h00 in Sursee). Die Teilnahme am Event ist kostenlos. Details zu den beiden Referaten sowie den Link für die Anmeldung finden Sie hier.

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