Letzte Woche hat die SharePoint Konferenz in Las Vegas stattgefunden. Die IOZ hat auch in diesem Jahr eine Delegation nach Nevada geschickt.

An der weltweit grössten SharePoint Konferenz, mit rund 10’000 Besuchern aus 80 Ländern, wurden jede Menge Neuigkeiten und Know-how zu SharePoint und Office 365 präsentiert. In den über 200 Sessions wurde aufgezeigt wie man mit SharePoint und Office 365 die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität erhöhen kann. Es gab aber auch Drilldown-Sessions zu Search, Security, Yammer, Office, ECM, Architecture, O365, Azure und SQL Server.

In diesem Blog-Beitrag werden die wichtigsten Neuerungen und Erkenntnisse der diesjährigen Konferenz zusammengefasst.

Wohin geht die Reise?

Die Produktentwicklung bei Microsoft richtet sich unter dem Begriff Transforming Work ganz nach den grossen Megatrends Cloud, Social, Mobile und Big Data. Der Schlüssel dazu sieht Microsoft in der Cloud. Sämtliche Neuerungen werden zuerst in den Cloud-Diensten implementiert (Cloud first – The Cloud is on fire).

Für alle welche die Cloud-Dienste von Microsoft nicht benutzen können oder wollen, gibt es aber auch gute Nachrichten: Im 2015 wird es neue On-Premise Versionen für die Microsoft Server-Produkte geben, inkl. SharePoint!

Codename Oslo und Office Graph

Mit Office Graph erweitert Microsoft das Yammer-Konzept des „Enterprise Graph“. Damit werden neben Beziehungen zwischen Menschen nun auch E-Mails,  Gespräche auf sozialen Netzwerken, Instant Messages, Meetings und Interaktionen mit Dokumenten oder Websites berücksichtigt.

Unter dem Codename „Oslo“ wurde eine App vorgestellt, welche den Office Graph in einer App integriert. Sämtliche wichtigen Dokumente und News werden in einem Dashboard für den Benutzer zusammenfasst. Wie in der Flipboard-App werden einerseits interne Inhalte, beispielsweise aus SharePoint oder Office 365, aber auch externe Inhalte zusammengezogen. Die intelligente App lernt mit und präsentiert die relevanten Informationen gemäss den persönlichen Präferenzen.

Neuigkeiten für Office 365

Der Office Graph wird natürlich auch in Office 365 integriert. Zudem erhält Office 365 ein neues Video-Portal (Video Service), welches auf SharePoint Online und den Azure Media Services basiert.

Yammer wird noch tiefer in Office 365 integriert. Die Gruppen und Chatfunktionen werden nahtlos in Office Dokumente (z.B. PowerPoint Präsentationen) integriert und erlauben so die Einbindung von Diskussionen im Dokument.

Was kommt nach InfoPath?

Eine der wohl meist erwarteten Info-Session an der diesjährigen SharePoint Konferenz war wohl die Roadmap für die angekündigte Ablösung von InfoPath.

Microsoft konnte folgende Roadmap präsentieren:

InfoPath wird mittelfristig also durch 4 Arten von Forms abgelöst:

Excel Surveys: 

Einfache Umfragen oder Formulare auf Excel Basis. Diese können vom User ad-hoc erstellt werden und die Daten werden so im entsprechenden Excel Sheet gespeichert. Die Formulare können auch mit anderen Personen geteilt werden.

List Forms: 

„FoSL“ oder Forms on SharePoint List sind Formulare, welche nur innerhalb einer SharePoint Liste verwendet werden. Im Ribbonmenü wird dazu ein neuer Button zur Verfügung gestellt, um einfach das entsprechende Formular zu editieren. Die Forms können mit HTML5 Standards gestyled werden (Drag and Drop, interaktives verschieben) und ein entsprechendes Layout kann erstellt werden. Es erinnert an das bereits verfügbare Nintex Forms.

Structured Documents:

Für strukturierte Dokumente werden Word Formulare eingesetzt, wie es diese schon bei PDF gibt und ist für den Offline-Gebrauch gedacht. Hier existiert noch kein exakter Plan, wie die Einführung oder genaue Umsetzung dieser Funktion aussehen soll. Ende 2014 möchte Microsoft weitere Informationen liefern.

App Forms:

App Forms basieren auf einer Access-Applikation und die Daten werden in einer SQL Datenbank gespeichert. Dies wird die wohl mächtigste Form-Applikation sein. Die Daten können Portalübergreifend verwendet werden und Logik und Layout kann entsprechend umgesetzt werden.

Search-Driven Content

Search-driven Content war ein klarer Trend, welcher sich an der SharePoint Konferenz abgezeichnet hat. Ob Intranet-Portale oder Webseiten – der Trend geht klar auf Anzeige von dynamischen Inhalten, welche über die Suche zusammengezogen werden.

Die Hauptvorteile von Search-driven Content werden hauptsächlich so dargestellt:

• Inhalt kann für verschiedene Anwendungszwecke beliebig wiederverwendet werden
• Trennung des Inhalts von der Darstellung
  – Welcher Inhalt soll angezeigt werden -> Query Builder
  – Wie soll der Inhalt angezeigt werden -> Display Templates
• Power of Search
  – Skalierbarkeit, Performance, automatische Aktualisierung des Inhalts, Farmübergreifend

Portale und Webseiten sollen möglichst personalisiert aufgebaut werden (Meine Teams, Meine Dokumente etc.). Dies hat den Vorteil, SharePoint attraktiver und dynamischer für den Endbenutzer zu gestalten.

Group Cache

Eine Neuerung im Content Search Webpart ist die Group Cache Funktion.

Dabei kann ein Caching auf eine bereits vorhandene Security Group angewendet werden. Alle User dieser Security Group wenden anschliessend diesen Cache an.

Diese Funktion kann eine erhebliche Performanceverbesserung beim Einsatz von Content Search Webparts bringen. Page Load Zeiten werden verkürzt und komplexe Queries werden schneller verarbeitet.

Beste Practice Group Cache

• Wann macht Group Cache Sinn?
  – auf Homepages
  – bei komplexen, rechenintensiven Queries
  – grosse Security Groups (all Users etc.)
  – Peak load Szenarien
• Wann sollte Group Cache nicht eingesetzt werden?
  – Bei einer Low User und Low Traffic Umgebung
  – personalisierte Queries
  – sehr granular eingesetzte Security Groups

No Code Solutions

Ein weiterer Trend, welcher sich an der SharePoint Konferenz gezeigt hat, ist der Einsatz von No Code Solutions. Das heisst, Autoren und PowerUser können mit SharePoint Boardmitteln und einfachen Erweiterungen bereits gute und dynamische Inhalte in SharePoint darstellen, ohne eine Custom Code Solution einzusetzen.

Eine Sammlung von Beispielen von umgesetzten No Code Solution findet sich hier:
http://technet.microsoft.com/en-us/sharepoint/dn594430

Ein weiteres Beispiel ist der Einsatz der Geolocation Column, welche automatisch erfasste Standorte dynamisch und attraktiv in einer Bing-Map darstellt.

 

Technik

Allgemein

Microsoft hat erneut den Trend bestätigt, dass Cloud die IT verändern wird. Die Idee ist: „IT as a Service“.

Microsoft rechnet in den nächsten 6 Jahren, dass rund 30 Prozent der IT-Ausgaben für die Cloud sind.

Die neue SharePoint Version kommt definitiv 2015.

Service Pack 1

Nebst dem erwarteten Support für Windows Server 2012 R2 werden neu Funktionen eingeführt.

„NewsFeed is dead“ –> Es gibt nur noch Yammer! SkyDrive Pro wird durch OneDrive for Business ersetzt.

SP1 öffnet somit den Weg für die Nutzung der neuen Cloud Dienste (Step by Step Migration in die Cloud). So kann unter dem neuen „Office365“ Menüpunkt in der Central Admin Yammer global aktiviert werden. Weiter können die persönlichen SiteCollection auf Office 365 umgeleitet werden. Dies ermöglicht die Nutzung von 25 GB Storage in der Cloud und ersetzt das ehemalige SkyDrive Pro. Somit steht im Menü oben rechts nicht mehr NewsFeed und Skydrive sondern:

Multi-Factor Authentication 

Was bis anhin nur in der Cloud möglich war geht nun auch für OnPremise.

Azure hat dazu den  Windows Azure Multi-Factor Authentication Service erweitert.

Mit diesem Service kann nicht nur die Authentifikation von SharePoint sicherer gemacht werden, es ist zum Beispiel auch möglich eigene IIS WebApplications mit einem zweiten Faktor zu authentifizieren oder VPNs.

Die Voraussetzung für SharePoint ist, dass die Authentifikation über ADFS läuft. Mit Hilfe des neuen Multi Factor Authentication-Server (MFA-Server) können die verschiedenen Szenarien konfiguriert und verwaltet werden.

Das IOZ-Team reist nun mit diesen neuen Erkenntnissen nachhause und freut sich darauf, die Neuerungen auszutesten und bei Projekten anzuwenden.