Gute Workflows zeichnen sich dadurch aus, dass diese auch in Ausnahmefällen noch eingesetzt werden können. Nichts ist mühsamer als ein Workflow, welcher sich bereits bei der ersten Abweichung vom „Happy Path“ als unbrauchbar herausstellt.
Ein zentrales Thema dabei ist die Handhabung von Stellvertretungen in den Workflows.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir, worauf bei den Stellvertretungen zu achten ist und wie sich diese beispielsweise mit Nintex umsetzen lassen.
Delegieren von Aufgaben
Genehmigungsaufgaben können vom aktuellen Aufgabenbesitzer an weitere Personen delegiert werden. Diese Stellvertretungsfunktion setzt allerdings die Anwesenheit vom Aufgabenbesitzer voraus.
Tipp: Der Administrator kann einzelne Aufgaben auch delegieren, wenn diese nicht sich selbst zugewiesen wurde. Also auch in Abwesenheit vom Aufgabenbesitzer.
Automatisiertes Delegieren von Aufgaben
Nintex bietet die Möglichkeit, Aufgaben automatisiert zu delegieren:
Tipp 1: In der Praxis wird oft vergessen, die Delegation (Workflow) vor der Abwesenheit zu konfigurieren. Die Aktivierung des E-Mail-Abwesenheitsassistenten vor den Ferien gehört allerdings bei den meisten Mitarbeitenden zur Routine. Warum nicht die An- & Abwesenheit der Personen direkt über den Exchange Server abfragen lassen?
Tipp 2: Der Site Administrator kann die automatisierte Delegation auch für andere Benutzer festlegen. Achtung: Diese Funktion muss zuerst in der Zentraladministration in den globalen Nintex Einstellungen aktiviert werden.
Aufgabe an Stellvertretergruppe zuweisen
Stellvertretungen lassen sich noch auf eine weitere Art einrichten. Aufgaben werden neben der primärverantwortlichen Person zusätzlich an eine stellvertretenden Person oder Gruppe zugewiesen.
Besondere Beachtung sollte hier der Mailbenachrichtigung geschenkt werden. Meist möchte man die Stellvertreter ja nicht mit den Aufgabenbenachrichtigungen belästigen.
Tipp: Bei Genehmigungsaufgaben kann die Benachrichtigung pro Genehmigungsperson oder Gruppe individuell festgelegt werden.
Achtung: Die Zuweisung bei der Aktivität „Benutzereingabe Anforderung“ kann jeweils nur an eine Person oder Gruppe gemacht werden (also nicht an beide gleichzeitig).
Stellvertretung durch Eskalation
Mit Nintex können verschiedene Eskalationsszenarien eingerichtet werden. Wird eine Aufgabe innert eines bestimmten Zeitraumes nicht ausgeführt, beispielweise weil die Person in den Ferien ist, so wird eskaliert und eine weitere Person involviert. Diese weitere Person wird benachrichtigt und kann gegebenenfalls die Aufgabe bearbeiten.
Achtung: Eskaliert wird erst, wenn eine bestimmte Zeit ohne Aktivität verstrichen ist. Hierbei handelt es sich also um eine Stellvertretung mit zeitlicher Verzögerung.
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