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Publizieren von Dokumenten per Stichtag

Die Funktion „Planung von Elementen“ eignet sich, um Dokumente und Newsartikel per Stichdatum für alle Benutzer sichtbar zu machen, obwohl die entsprechenden Informationen schon längst in SharePoint erfasst wurden. Somit können Artikel vorbereitet werden und per Timer Job automatisch an einem Stichtag publiziert und auch wieder entfernt werden.

Die Voraussetzung hierfür ist, dass das Feature SharePoint Server-Publishing (Deutsch: SharePoint Server Veröffentlichung) auf der Site Collection und der entsprechenden Webseite aktiviert wurde.

Diese Funktion ist verfügbar für folgende Apps:

  • Seiten (siehe Blogbeitrag von David Mehr)
  • Dokumentenbibliotheken
  • Bildbibliotheken
  • Objektbibliotheken
  • WIKI-Bibliotheken
  • Formularbibliotheken

Für Listen lässt sich diese Funktion nicht verwenden.

Die zeitgesteuerte Publikation von Inhalten / Artikelseiten ist im Blogbeitrag von David Mehr (10.11.2014) bereits beschrieben.

Dieser Blog-Beitrag befasst sich daher mit der Publikation von Dokumenten.

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Benachrichtigungen zum rechten Zeitpunkt

Oftmals setzen sich Mitarbeitende eine Benachrichtigung, damit sie über neue Dokumente oder News automatisch per Mail informiert werden. Je nach Einstellung der Bibliothek oder Liste kann der Mitarbeitende aber auch zu früh informiert werden, wenn News beispielsweise am Vortag erfasst werden, jedoch noch nicht freigegeben sind.

Mit der Funktion „Planung von Elementen“ werden Inhalte per Stichdatum automatisch publiziert. Die Benutzer werden erst über einen Eintrag informiert, wenn der Artikel freigegeben und das Startdatum der Publizierung eingetreten ist. Diese Funktion wird in folgendem Blogbeitrag beschrieben: http://blog.ioz.ch/zeitgesteuerte-publikation-von-inhalten/

Benachrichtigungen

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Zeitgesteuerte Publikation von Inhalten

Haben Sie gewusst, dass in SharePoint Inhalte zeitgesteuert  auf ein bestimmtes Datum und eine  Uhrzeit publiziert oder entpubliziert werden können? So besteht beispielsweise die Möglichkeit, dass News bereits vor ihrem Publikationsdatum erstellt, jedoch erst am geplanten Startdatum veröffentlicht oder beim Erreichen des geplanten Enddatums entpubliziert werden. Durch die Versionierungseinstellungen wird sichergestellt, dass nicht veröffentlichte und genehmigte Einträge durch lesende Benutzer nicht sichtbar sind. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die zeitgesteuerte Publikation von Inhalten konfigurieren können.

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