Workflowarten bei Nintex

In diesem Beitrag werden die verschiedenen Arten von Workflows erläutert:

• List Workflow
• Site Workflow
• Wiederverwendbarer Workflow
• User Defined Actions

Da Nintex Workflow auf der SharePoint internen Workflow Engine aufbaut, sind die meisten Workflowarten von SharePoint vorgegeben. Wer schon mit SharePoint Designer Workflows gearbeitet hat, dem werden diese bereits bekannt vorkommen.

List Workflow

Ein Listen Workflow ist der wohl am häufigsten eingesetzte Workflow Typ. Wie der Name schon sagt, heftet sich dieser Workflow Typ direkt an eine SharePoint Liste oder eine SharePoint Bibliothek.

Der Listen Workflow ist die einfachste und wohl zuverlässigste Methode, um einen Workflow zu implementieren. Da er immer direkt auf einem Listenelement läuft, sind die Metadaten innerhalb des Workflows direkt im Zugriff.

Da der Listen Workflow für jede Liste einzeln erstellt werden muss, ist er nicht die erste Wahl, wenn der gleiche Workflow an mehreren Orten wiederverwendet werden soll.

Site Workflow

Der Site Workflow ist ein Workflow, welcher unabhängig von Listen oder Bibliotheken läuft, da er an eine Site angehängt wird.

Der Site Workflow wird entweder durch einen Listen Workflow aufgerufen oder durch eine Zeitsteuerung initiiert (Workflow Schedule).

Wiederverwendbarer Workflow

Der wiederverwendbare Workflow (Reusable Workflow) kommt dann zum Einsatz, wenn derselbe Workflow an verschiedenen Orten wiederverwendet werden soll.

Zudem kann der Reusable Workflow auf einen bestimmten Inhaltstypen eingeschränkt werden. So können beispielsweise verschiedene Workflows unabhängig voneinander auf einer Liste, abhängig vom Inhaltstypen, eingesetzt werden.

Tipp: Seien Sie zurückhaltend beim Einsatz von dezentralen komplexeren Workflows. Überlegen Sie sich gut, ob die Workflow Lösung nicht besser als zentrale „Applikation“ bereitgestellt werden kann. Sie sparen sich womöglich erheblichen Wartungs- und Supportaufwand.

Tipp 2: Wiederverwendbare Komponenten können Sie auch mit „User Defined Actions“ realisieren.

User Defined Actions

Eine „User Defined Action“ (UDA) ist ein weiterer Typ von Nintex Workflow, welcher immer dann zum Einsatz kommt, wenn sich bestimmte Vorgänge wiederholen.

Unter einer „User Defined Action“ können Sie sich eine Art Funktion vorstellen, welcher Sie jeweils bestimmte Eingabeparameter übergeben und bei welcher Sie nach deren Abschluss vordefinierte Ausgabeparameter zurückerhalten.

„User Defined Actions“ sind nicht nur sehr nützlich, weil sie Workflowelemente zentral managen können, sondern auch deswegen, weil sie so komplexe Funktionen in ein Modul auslagern und nach einmaliger Erstellung sehr einfach anwenden können.