Zeitgesteuerte Publikation von Inhalten

Haben Sie gewusst, dass in SharePoint Inhalte zeitgesteuert  auf ein bestimmtes Datum und eine  Uhrzeit publiziert oder entpubliziert werden können? So besteht beispielsweise die Möglichkeit, dass News bereits vor ihrem Publikationsdatum erstellt, jedoch erst am geplanten Startdatum veröffentlicht oder beim Erreichen des geplanten Enddatums entpubliziert werden. Durch die Versionierungseinstellungen wird sichergestellt, dass nicht veröffentlichte und genehmigte Einträge durch lesende Benutzer nicht sichtbar sind. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die zeitgesteuerte Publikation von Inhalten konfigurieren können.

Vorgehen

  1. Als erstes muss das „Publishing Feature“ auf Deutsch  „SharePoint ServerVeröffentlichung“ auf SiteCollection sowie Websiten-Level aktiviert werden. SharePoint-Server Veröffentlichung aktivieren
  2. Rufen Sie anschliessen die Page-Library, auf Deutsch „Seiten-Bibliothek“ auf: Websitenseiten
  3. Konfigurieren Sie nun auf dieser Bibliothek die Inhaltsgenehmigung, Versionierung und die Berechtigungen. Rufen Sie dazu die Bibliothekseinstellungen auf und wählen dann die Option „Versionsverwaltungseinstellungen“ aus. Folgende Grafik veranschaulicht die Konfigurationen, welche in den Bibliothekseinstellungen vorgenommen werden müssen:
    Versionsverwaltungseinstellungen
    Wichtig: Der letzte Menüpunkt „Entwurfselementsicherheit“ beschäftigt sich damit, dass nur Editoren die Nebenversionen sehen. So wird sichergestellt, dass Benutzer mit Leserechten die Seite erst sehen, wenn der Startzeitpunkt erreicht ist.
  4. Durch das Aktivieren des Publishing Features in Schritt 1 wurde in den  Bibliothekseinstellungen ein neuer Menüpunkt „Manage item scheduling“ oder auf Deutsch “ Planung von Elementen verwalten“ hinzugefügt: Planung von Elementen verwalten
  5. In diesem Menüpunkt muss die Option „Scheduling“ oder auf Deutsch „Planung von Elementen aktivieren“ aktiviert werden: Planung von Elementen aktivieren
    Durch das Aktivieren dieses Menüpunkts wurden die folgenden beiden Spalten in der Bibliothek angelegt, mit welchen die zeitgesteuerte Publikation vorgenommen wird:
    Spalten Scheduler
  6. Beim Erstellen einer neue Seite wird diese automatisch ausgecheckt und der Genehmigungsstatus wird auf „Entwurf“ gesetzt: Page ausgecheckt
  7. Innerhalb der Seite kann nun im Ribbon „Publish“ oder „Veröffentlichen“ der Menüpunkt „Schedule“ oder auf Deutsch „Zeitplan“ eingerichtet und ein Start- und End-Datum definiert werden. (Publizieren und Entpublizieren einer Seite) Zeitplanung
  8. Die Seite muss anschliessend unbedingt eingecheckt und veröffentlicht werden. Genehmigt (Approved)  wird sie automatisch durch einen Timer Job, welcher standardmässig jede Minute läuft. Durch den gelben Balken auf der Seite wird man auf den Status sowie den Startzeitpunkt der Publikation hingewiesen. Die Aktionen für das Einchecken und das Veröffentlichen können übrigens über den gelben Hinweis-Balken vorgenommen werden. Einchecken und Veröffentlichen
  9. In der Seiten-Bibliothek steht anschliessend der Genehmigungsstatus auf „Geplant„. Jetzt gilt es zu warten, bis der definierte Startzeitpunkt erreicht ist und die Seite automatisch genehmigt wird.
    Genehmigungsstatus geplant
    Innerhalb der Seite wird ein Hinweis angezeigt, welcher das Veröffentlichungsdatum anzeigt:
    Abwarten
  10. Wurde das geplante Startdatum erreicht, verschwindet der gelbe Hinweisbalken oberhalb der Seite.
    Hinweisbalken verschwunden
    …und der Genehmigungsstatus wurde auf  „Genehmigt“ gesetzt. Die Seite ist nun für alle Benutzer, die Zugriff auf die Bibliothek haben, sichtbar. Zusätzlich können mittels Rollup die Einträge z.B. auf der Startseite grafisch aufbereitet werden. Genehmigt

 

Entpublizieren

Beim Entpublizieren wird die Seite beim Erreichen des definierten End-Datums automatisch wieder auf den Genehmigungsstatus „Entwurf“ gesetzt und ist somit für die Leser nichts mehr sichtbar.
Entwurf

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Geschrieben von

David Mehr

Leiter Collaboration

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6 Kommentare zu „Zeitgesteuerte Publikation von Inhalten“

  1. Benachrichtigungen zum rechten Zeitpunkt | Fragen zu Office 365, SharePoint oder Nintex?

    […] Mit der Funktion “Planung von Elementen” werden Inhalte per Stichdatum automatisch publiziert. Die Benutzer werden erst über einen Eintrag informiert, wenn der Artikel freigegeben und das Startdatum der Publizierung eingetreten ist. Diese Funktion wird in folgendem Blogbeitrag beschrieben: https://www.ioz.ch/blog/zeitgesteuerte-publikation-von-inhalten/ […]

  2. Pingback: Benachrichtigungen zum rechten Zeitpunkt | Fragen zu Office 365, SharePoint oder Nintex?

  3. Pingback: Publizieren von Dokumenten per Stichtag | Fragen zu Office 365, SharePoint oder Nintex?

  4. Inhalte zu bestimmten Zeitpunkt veröffentlichen - SharePoint-Schwabe - Thomas Maier

    […] David Mehr von ioz.ch hat das Thema sauber in einem Blogbeitrag aufgearbeitet, den ich Euch an dieser Stelle empfehlen möchte: https://www.ioz.ch/blog/zeitgesteuerte-publikation-von-inhalten/ […]

  5. Pingback: Inhalte zu bestimmten Zeitpunkt veröffentlichen - SharePoint-Schwabe - Thomas Maier

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