Ein gutes Integriertes Managementsystem (IMS) sorgt dafür, dass alle Teile eines Unternehmens gemeinsam und mit vereinten Kräften in Richtung der angestrebten Vision arbeiten. Das «an einem Strang ziehen» ist zentral für den Erfolg eines Unternehmens.
Genau gleich halten wir es mit unserem Anspruch an ein IMS-Tool: Damit dieses ein Baustein für den Erfolg sein kann, soll es alle Themen, Personen, Prozesse etc. in einem integrierten Sinn unterstützen. Es soll dem Management wie auch dem Personal als Werkzeug dienen, die eigene Arbeit Tag für Tag an der Vision sowie den daran abgeleiteten Zielen und Vereinbarungen (z.B. Prozessvorgaben) ausrichten und die Möglichkeit geben, gesamtheitlich und agil auf Herausforderungen der Umwelt (bswp. Markt, Politik, Technologie) und aus dem eigenen Unternehmen zu reagieren.
Im Webinar «Das Integrierte Managementsystem in der Cloud» am 24.05.2018 haben wir anhand unseres IMS-Portals gezeigt, wie in einem IMS mit aktuellen Herausforderungen umgegangen werden kann.
Mit einer Umfrage nach dem Webinar bei den Teilnehmenden wollten wir basierend auf einer vordefinierten Auswahl erfahren, welche konkreten Herausforderungen für die Unternehmen momentan von besonderer Brisanz sind.
Frage 1: In welchen Themen fordert das Umfeld Ihr Unternehmen stark? (1 = gar nicht, 5 = sehr stark)
Unter den Themen aus der Unternehmensumwelt werteten die Befragten neben dem «technologischen Wandel und Digitalisierung» auch die «Erkennung von relevanten Trends» als sehr fordernd. Nicht umsonst hat sich auch im Zusammenhang mit dem technologischen Wandel die Bezeichnung VUCA etabliert, als Abkürzung von volatilen, unsicheren, komplexen und mehrdeutigen Rahmenbedingungen. Kurz gesagt ist es beinahe unmöglich, im Vorfeld vorauszusagen, was morgen den Erfolg der Unternehmen garantiert.
Obwohl es zur Bewältigung dieser Situation keine Patentrezepte gibt, sind wir der Meinung, dass das Unternehmen mit folgenden Massnahmen sein gesamtes Potenzial ausschöpfen sollte, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein. Dabei geht es um eine Kultur der Zusammenarbeit:
- gemeinsames operatives Risikomanagement, in welchem alle Mitarbeitenden ihre Augen und Ohren offen halten und kreativ zu Lösungen beitragen können
- offene Kommunikation, die es ermöglicht, hierarchieübergreifend und schnell kritische Informationen auszutauschen
- Bereitschaft, schnell aus Fehlern zu lernen und sich ständig zu verbessern
Frage 2: Wo sind Sie in Ihrer Organisation stark herausgefordert? (1 = gar nicht, 5 = sehr stark)
Bei der Umfrage zu internen Themen stechen die Herausforderungen bei der Nutzung von Wissensressourcen, der Organisation/Effizienz von Sitzungen, der Akzeptanz der Prozessdokumentationen und der Beschaffung neuer Kompetenzen heraus. Die folgenden Massnahmen bieten erfahrungsgemäss eine gute Basis:
- strukturiertes Sitzungsmanagement
- mächtige und strukturierte Suchmöglichkeiten
- aktives Prozess- und Kompetenzmanagement, damit Mitarbeitende Lücken füllen können
- gute Datengrundlage, um auf Wissensbestände und Performancedaten effizient zuzugreifen
Herausforderungen mit Office 365 Standardmitteln meistern
Verschiedene Standardmittel aus Office 365 unterstützen Unternehmen dabei, die genannten konkreten Herausforderungen anzugehen. Das Office 365 Admin Center bietet Unterstützung im Bereich der Datensicherheit. Yammer baut Hürden in der internen Kommunikation ab und fördert den Austausch von Informationen. Über den Microsoft Planner kann ein KVP umgesetzt werden, der allen Mitarbeitenden ermöglicht, das Unternehmen weiterzuentwickeln. Ein strukturierter Umgang mit OneNote bringt Ihre Sitzungen auf eine neue Effizienzebene. Prozessdokumentationen und Handbücher lassen sich in SharePoint Online transparent und in die tägliche Arbeit integriert umsetzen. Auch die Digitalisierung von Prozessen kann über verschiedene Standardmittel hinweg vorangetrieben werden. Das Management von Kompetenzen lässt sich über Delve transparent gestalten. Im Bereich des Wissensmanagements kommen beispielsweise Microsoft Stream, ein SharePoint Wiki oder auch Yammer zum Tragen.
Die Liste der Herausforderungen für das Management von Unternehmen ist lang. Doch viele Herausforderungen lassen sich mithilfe von Office 365 meistern.
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