Der Code of Honor setzt Spielregeln für die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Selbstmanagement fest. Ein solcher Verhaltenskodex ist wichtig für die effiziente und produktive Büroarbeit. In diesem Beitrag stellen wir den Code of Honor am Beispiel der IOZ vor.
Mitarbeitenden in Unternehmen, welche Microsoft 365 im Einsatz haben, stehen im Bereich der Kommunikation und Collaboration viele Tools zur Verfügung. Als Kommunikationskanäle bieten sich Skype for Business, Outlook, Yammer oder auch Teams an. Tasks lassen sich über SharePoint, Outlook, den Planner oder OneNote verwalten. Bei einer solch grossen Anzahl an Tools ist es wichtig, Spielregeln für den Umgang mit diesen Tools zu definieren.
Gerade wir als IOZ «müssen» die verschiedenen Microsoft-Tools – zu Testzwecken auch bereits im Preview-Status – selbst einsetzen, um Erfahrungen zu sammeln, welche wir dann an unsere Kunden weitergeben. Ein Code of Honor, welcher die wichtigsten Spielregeln im Umgang mit den Office-Tools aber auch im Bereich der Zusammenarbeit und des Selbstmanagements beinhaltet, ist für uns also Pflicht.
Unser Motto als Microsoft Partner ist «eat your own dog food». Unser Code of Honor ist somit in vielen Bereichen als Leitplanke zu verstehen, welche Raum für die Nutzung der unterschiedlichen Tools lassen. In vielen Bereichen regeln wir nicht, wie etwas gemacht werden soll. Unser Code of Honor schreibt vor, was gemacht werden oder was unterlassen werden soll. Je nach Unternehmen, könnte dieser Code of Honor möglicherweise deutlich detaillierter verfasst werden.
Gerne teilen wir unseren Code of Honor mit Ihnen 🙂
1. Kommunikation
Empfänger bewusst wählen
- E-Mails an wenige Adressaten senden
- Keine Aufträge an CC-Adressaten schicken
- Man hat keine Erwartungen an CC-Adressaten – Mail wird nur gelesen, keine Aktion
- Yammer (outer loop) und Teams (inner loop) als Kommunikationskanal nutzen
Sinnvoller Einsatz der E-Mails
- Interne E-Mails innert eines Arbeitstages beantworten
- Diskussionen in E-Mails vermeiden (kein Ping Pong)
- E-Mail als 1to1-Kommunikationskanal nutzen
- Automatische Antwort bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden aktivieren
- In dringenden Fällen den Anruf der E-Mail vorziehen
Links statt E-Mail-Anhänge
- Interne Mails werden ohne Anhang versenden
- Informationen werden zentral abgelegt (Teams, Microsoft Stream, OneDrive for Business mit Freigabe, SharePoint usw.) und der Link wird versendet
2. Zusammenarbeit
Meeting-Einladungen versenden
- Nur Personen zu Meetings einladen, welche auch effektiv benötigt werden
- Ein klares Besprechungsziel und Agendapunkte definieren und mit der Einladung versenden
- Unterstützende Informationen in der Kalendereinladung verlinken
- Vor dem Versand des Termins wird die Verfügbarkeit der involvierten Personen geprüft
- Meeting-Ergebnisse werden in OneNote festgehalten
Einladungen beantworten
- Termineinladungen IMMER mit einer Zu- oder Absage beantworten (Absagen werden begründet)
- Nur in Ausnahmefällen mit Vorbehalt zusagen, dann jedoch mit Begründung
Störungen vermeiden
- Den Skype for Business Status beachten: Ist die Person auf «beschäftigt» oder «nicht stören»?
- Statusanzeige im Kalender nutzen, um Störungen zu vermeiden (frei, gebucht, ausser Haus)
3. Selbstmanagement
Taskmanagement
- Aufgaben werden nicht über Yammer oder Teams versendet (E-Mail oder Task-Tools verwenden)
- Deadlines werden eingehalten, andernfalls wird früh genug informiert
- Feedback geben in Bezug der erhaltenen Aufgaben schafft Sicherheit
Medienbrüche vermeiden
- Notizen digital erfassen
- Papier wird «digitalisiert» und am entsprechenden Ort zentral abgelegt
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