KVP: Schrittweise zur nachhaltigen Verbesserung

Was bleibt, ist die Veränderung – was sich verändert, bleibt.
(Michael Richter)

Die rasanten Veränderungen des Marktes und des Umfeldes führen zu einem höheren Wettbewerbsdruck. Die eigene Organisation muss sich verbessern können, will sie am Markt weiterhin bestehen. Doch wie organisiert man diese stetige, kontinuierliche Verbesserung?

In diesem Beitrag zeigen wir auf, welche Elemente besonders zu beachten sind und wie ein innovativer KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) abgebildet werden kann.

Viele Namen, ein Ziel

Die einen sprechen vom kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), andere von Continual Improvement Process (CIP) und wieder andere von Kaizen. Alle Ansätze verfolgen das Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig zu verbessern. KVP ist fester Bestandteil der Qualitätsnorm ISO 9001 und somit für viele Betriebe mit Zertifizierung relevant.

Drei Voraussetzungen für eine kontinuierliche Verbesserung

Oft werden die Verbesserungen zentral aufgenommen und von Zeit zu Zeit durch die Geschäftsleitung bearbeitet. Die Entscheidungsträger sind nicht in jedem Fall «aktenkundig». Die Bearbeitung der Liste wird nicht selten durch das hektische Tagesgeschehen verzögert. Der Ideengeber wird über den Status seines Vorschlages oft über lange Zeit im Dunkeln gelassen. Für alle Beteiligten ist dies ein unbefriedigender Zustand.

Ein gut funktionierender Verbesserungsprozess besteht aus drei wesentlichen Elementen:

• Einfach: Ideen sollen rasch und einfach eingereicht werden können. Ist dies orts- und zeitunabhängig, umso besser!
• Entscheidungen werden schnell und kompetent gefällt.
• Zeitnahes und transparentes Feedback: Wer sich Zeit für einen Vorschlag nimmt, hat auch Anrecht auf ein rasches Feedback. Dies motiviert ihn, weitere Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Paradigmenwechsel notwendig

Akzeptiert oder sucht eine Organisation neue Ideen? Die Beantwortung dieser Frage ist wichtig für den Erfolg des KVP und erfordert unter Umständen eine Anpassung der bestehenden Denkmuster. Viele Unternehmen sind heute der Meinung, dass gute Vorschläge überall und von allen Beteiligten kommen und investieren gerne und mit guten Ergebnissen in die «Verbesserung der Verbesserung». Vielfach werden die Entscheide dort getroffen, wo die Entscheidungskompetenz am höchsten ist.

Keep it simple

Der Weg zu einem gut funktionierenden Verbesserungsprozess ist eigentlich gar nicht so steinig und weit. Die Organisation muss sich einig sein, wo die Vorschläge eingereicht werden, wer wann darüber entscheidet und wie kommuniziert wird. Dies ist in erster Linie nicht eine Frage von Tools. Alle Anforderungen können auch auf Papier abgebildet werden. Eine digitalisierte Variante bietet jedoch viele zusätzliche Chancen.

Office 365 stellt einen grossen Werkzeugkasten mit zahlreichen Tools zur Verfügung: Planner, Yammer oder SharePoint Online, um nur eine Auswahl zu nennen. Die Tools sind vielfach im Rahmen der Office 365 Pläne bereits lizenziert, somit fallen daher oft gar keine zusätzlichen Kosten an. In der Praxis werden diese Hilfsmittel häufig kombiniert.

3 unterschiedliche Lösungsansätze

KVP-Gruppe mit Yammer

Yammer bietet sich an im Bereich der Kommunikation und der Diskussion. Es lassen sich hier Gruppen für Verbesserungsvorschläge einrichten, in denen man sich über die Themen austauschen kann. Manchmal sind mit einem Vorschlag Personen beteiligt, an die im ersten Moment niemand gedacht hat. Yammer schafft hier grosse Transparenz.

Kanban Board mit Planner

Der Planner zum Beispiel kann sehr gut für die elektronische Umsetzung eines Kanban Boards verwendet werden. Auf einer Kanban-Tafel wird gezeigt, welche Vorschläge in Umsetzung sind.

Auswertungen können in verschiedenen Charts angezeigt werden.

Komplexe KVP-Workflows mit Nintex-Tools

Sind die Anforderungen an den KVP-Workflow komplexer, bieten sich die Nintex-Tools an. Nintex ist kein Bestandteil der Office 365 Pläne, bietet dafür jedoch alle Möglichkeiten bei der Ausgestaltung und Umsetzung von Workflow-Lösungen. Seien es parallele vordefinierte Prozesse, Ausnahmeregelungen, eine spezifische Aufgabenzuteilungen, Alerts und umfangreiche Auswertungen. Mit den Instrumenten von Nintex lassen sich KVP-Workflows aller Art realisieren.

Fazit

Die stetige Verbesserung ist für jedes erfolgreiche Unternehmen überlebensnotwenig. Die Mitarbeitenden wissen in der Regel am besten, wo sich die Organisation verbessern kann. Deshalb ist dem Mitarbeitenden Gehör zu schenken. Dies erfordert die notwendige Kultur, klare Prozesse und geeignete Werkzeuge. Werden die Hilfsmittel digital abgebildet, wird Continous Improvement zeit- und ortsunabhängig.