Lean Management: Der Microsoft Planner unterstützt dabei, Verschwendungen zu eliminieren

Einführung Lean Management

Beim Lean Management geht es ganz allgemein gesagt darum, Verschwendungen in den Prozessen zu erkennen und diese zu eliminieren. Ob in der Zusammenarbeit von Teammitgliedern oder in der Mitarbeit des einzelnen, alle Abläufe werden ständig hinterfragt und verbessert.

Ziel von Lean Management ist es, die folgenden 7 Verschwendungsarten zu eliminieren:

1. Unnötige Transporte (Transport)
2. Zu hohe Materialbestände (Inventory)
3. Unnötige Bewegung (Motion)
4. Wartezeiten (Waiting)
5. Überproduktionen (Overproduction)
6. Überdimensionierte Prozesse (Overengineering)
7. Ausschuss / Nacharbeit / Schrott (Defects)

Ein effizienter Prozess nach Lean Management ist also «just in time» – ohne Wartezeiten und mit möglichst wenig Transportaufwand verbunden -, die produzierte Menge makelloser Produkte oder Leistungen entspricht genau der vom Kunden geforderten Anzahl und es gibt keinen Ausschuss. Erstrebenswert, oder?

Lean Management leben

Lean Management kann in unterschiedlichen Dimensionen betrieben und gelebt werden. Grössere Unternehmen stellen Vollzeitangestellte ein, die sich genau auf diese Verschwendungen konzentrieren. Doch darf das notwendige Kleingeld oder das fehlende Budget nicht entscheidend sein, ob man sich dem Thema Lean Management annimmt.

Wer sich in regelmässigen Kurz-Workshops mit Verbesserungen und den Prozessen auseinandersetzt und diese auf mögliche Verschwendungen hin untersucht, kann bereits mit wenig Aufwand echte Erfolge erzielen. In einem unkomplizierten Lean Board werden dann die identifizierten Probleme dokumentiert und ein Plan mit zu realisierenden Massnahmen erstellt. Eigentlich keine grosse Sache :-).

Häufig werden papierene Lean Boards im Büro oder in den Produktionsanlagen an die Wand gehängt. Darauf ist zu sehen, welche Ideen und Probleme gefunden wurden, was geplant ist, was sich in Arbeit befindet und was bereits abgeschlossen wurde. Optional können auch noch Kennzahlen oder weitere relevante Informationen ergänzt werden. Klebezettel (Post-it) zeigen den aktuellen Stand auf.

Doch setzt nun die Arbeit an dem Thema die physische Anwesenheit des Mitarbeitenden voraus. Wäre es nicht viel effizienter und ganz im Sinne des Lean Managements, wenn man auf diese wichtige Information von überall aus und jederzeit zugreifen könnte?

Tool-Tipp: Microsoft Planner

Mit dem Planner von Microsoft kann das physische Lean Board durch eine digitale Version mit zusätzlichen Möglichkeiten abgelöst werden. Das «Planner Lean Board» kann individuell angepasst werden, es ist von überall aus zugänglich, Formate aller Art können angehängt werden und die entstandenen Aufgaben lassen sich gleich den entsprechenden Personen zuordnen.

Zudem ist der Planner praktisch in allen Office 365 Plänen inbegriffen und es entstehen keine zusätzlichen Lizenzgebühren.

Auf geht’s! Die Zeit der Verschwendung ist vorbei, nun heisst es:
Effizienter werden!