Was sind Hub Sites (Preview)?
Eine Hub Site ist eine moderne Seite (Team- oder Kommunikationsseite) in SharePoint Online, welche als Hauptseite fungiert. Man kann andere Site Collections dieser Hub Site zuweisen, um eine hierarchische Struktur zu bilden. Dadurch können Informationen wie News oder Seitenaktivitäten aus anderen modernen Site Collections im Hub angezeigt werden. Die assoziierten Seiten erhalten eine globale Navigation, welche in der Hub Site angepasst werden kann. Die Hub Site Suche liefert Ergebnisse innerhalb dieses Seitenverbunds. Zudem werden alle Neuigkeiten aus den verbundenen Seiten angezeigt und das Branding wird automatisch übernommen.
Zurzeit ist die Hub Site als Preview verfügbar. Sie müssen im Office 365 Admin Portal den SharePoint Tenant auf Target Release aktivieren (ehemals First Release). Beachten Sie, dass für den produktiven Betrieb diese Einstellung nicht geeignet ist, da neue Features noch fehlerhaft sind.
Wie erstelle ich eine Hub Site?
Zum jetzigen Zeitpunkt gibt es nur die Möglichkeit, über PowerShell eine Hub Site zu erstellen. Wenn Hub Sites offiziell verfügbar sind, gibt es wahrscheinlich über das User Interface eine Möglichkeit, eine bestehende moderne Site Collection als Hub zu definieren.
Als Voraussetzung benötigen Sie das neuste SharePoint Online Management Shell, welches hier verfügbar ist. Danach verbinden Sie sich mittels PowerShell mit Ihrem SharePoint Tenant.
Der Befehlt lautet folgendermassen:
Register-SPOHubSite: https://yourtenantid.sharepoint.com/sites/yourmodernsitecollection
Ergänzen Sie yourtenantid mit Ihrem SharePoint Tenant und geben Sie eine bestehende moderne Site Collection an. Danach können Sie mittels PowerShell-Befehl Get-SPOHubSites prüfen, ob Ihre Seite zu einem Hub konvertiert wurde.
Mehr Informationen zu PowerShell-Befehlen finden Sie hier.
Endlich eine Globale Navigation!
Bei den neuen Hub Sites erscheint unterhalb der Suite Bar eine neue globale Navigation. Diese erscheint nur, wenn eine moderne Site Collection dieser Hub Site zugewiesen ist. So kann man von einer Team- oder Kommunikationsseite zur Hub Site zurücknavigieren.
Wichtig zu wissen ist, dass wenn neue moderne Seiten angebunden werden, die globale Navigation nicht automatisch den Link setzt. Für jede weitere Zuweisung einer modernen Site Collection muss auf der Hub Site die globale Navigation manuell ergänzt werden.
In den Einstellungen auf der Hub Site kann der Hub-Besitzer ein Logo sowie den Linknamen definieren.
Durchgängiges Look & Feel
Sobald eine bestehende Team- oder Communication-Site einem Hub zugewiesen wird, wird automatisch das Hub Theme übernommen (Aussehen ändern im Hub). So wird sichergestellt, dass jede dazugehörige Seite ein durchgängiges Look & Feel besitzt.
Das Theme vom Hub überschreibt das bestehende Theme der verbundenen Seite.
Neuigkeiten
Mit dem Hub-Prinzip wurde endlich die Newsverteilung über mehrere Site Collections hinweg gelöst! Nun können die Neuigkeiten aus diversen Site Collections zusammengerollt und an einem Ort zusammengefasst werden. Im News Webpart im Hub kann nun die Quellen definiert werden, woher die Beiträge kommen. Hier kann man einstellen, ob aus allen assoziierten modernen Seiten die News angezeigt werden sollen oder nur aus einzelnen Seiten.
Verbesserte Suche
Auch die Suche auf dem Hub wurde optimiert. Nun wird bei einem Suchbegriff nicht nur die Ergebnisse dieser Site Collection angezeigt, sondern der Suchbegriff greift auch auf die assoziierten Seiten zu!
Neues Webpart «Websites»
Das Webpart Websites kann alle verbundenen Site Collections als Kachel anzeigen. Es besteht auch die Möglichkeit, nur einzelne Site Collections anzuzeigen.
Wie binde ich eine moderne Site Collection an einen bestehenden Hub?
Wenn Sie eine moderne Teamsite oder Communication Site erstellt haben, können Sie in den Websiteinformationen eine Hub Site zuordnen. Natürlich können Sie auch per PowerShell mittels Add-SPOHubSiteAssociation eine Seite mit einem Hub verbinden.
Site Scripts
Mittels Site Scripts lassen sich bestehende oder neue moderne Site Collections mit Ihren eigenen benutzerdefinierten Konfigurationen automatisieren. Dadurch werden Branding-Elemente und Konfigurationen direkt bei der Erstellung neuer Seiten angewendet.
Sind Site Scripts Vorlagen?
Die Site Scripts können als Vorlage betrachtet werden. Man definiert beispielsweise ein Websitedesign und wählt dann bei Erstellung einer neuen Communication Site diese Vorlage aus.
Site Script im Detail
Site Script sind JSON-Dateien, welche eine sortierte Liste von Aktionen aufweisen und bei Erstellung von modernen Seiten ausgeführt werden. Beispielsweise können im Skript ein bestehendes Design zugewiesen und zusätzlich Listen mit Spalten angelegt werden. Die Site Scripts können auch mithilfe von PowerShell oder REST erstellt werden.
Die verfügbaren Optionen umfassen:
- Erstellen einer neuen Liste
- Anwenden eines Designs
- Festlegen eines Websitelogos
- Hinzufügen einer Nagivation
- Auslösen eines Microsoft-Flows
Im folgenden Beispiel gehen wir eine Stufe weiter und kombinieren andere O365 Tools, um das Site Script bei Erstellung einer modernen Seite zu automatisieren:
- Das Skript löst einen Flow aus mithilfe einer URL
- Der Flow sendet eine Nachricht an die Azure Storage Queue
- Nun wird eine Azure Function ausgelöst
- Die Azure Function führt das benutzerdefinierte Skript aus (PnP Provisioning Engine) und setzt die Einstellungen auf der neu erstellten Seite
Hier erfahren Sie mehr zu Site Scripts.
Werden Hub Sites auch für SharePoint 2019 verfügbar sein?
Ja! Gemäss Thorbjørn Værp (MVP und Speaker am SharePoint Saturday vom 26.05.2018) werden On-Premise-Kunden nicht im Stich gelassen! Jedoch gehen wir davon aus, dass zuerst die modernen Seiten verfügbar sind und später Hub Sites mittels Updates ausgerollt werden.
Beachten Sie jedoch, dass Groups für SharePoint 2019 nicht vorgesehen ist, ausser Sie haben eine hybride SharePoint-Lösung. D.h. wenn Sie rein on-premise arbeiten, werden Teamseiten ohne Groups erstellt.
Limitationen und offene Fragen
Folgende Limitationen bestehen zurzeit bei den Hub Sites:
- Aktuell sind maximal 50 Hub Sites möglich
- Nur moderne Site Collections (Team- oder Communication-Sites) sollten als Hub Site definiert werden
- Klassische Seiten können zu einem Hub assoziiert werden, erhalten jedoch keine globale Navigation, weshalb davon abzuraten ist
- Hub Sites sind noch in der Preview-Phase und häufig funktionieren Site Scripts noch nicht
Offene Fragen:
- Wie viele moderne Site Collections kann man maximal einer Hub Site zuordnen?
- Wie sieht das mit den speziellen Berechtigungen auf einer Site Collection aus, wenn diese an einen Hub angebunden wird?
Modernes Intranet möglich?
Mit dem Preview der Hub Site ist es nun naheliegend, dass es endlich an der Zeit ist, ein bestehendes SharePoint Intranet komplett zu modernisieren. Wenn man die Vorteile und Features von Hub Sites betrachtet, fungiert der Hub als Portal und Einstiegsseite. Jedoch lässt sich ein modernes Intranet zum heutigen Zeitpunkt noch nicht vollständig durch einen Hub ersetzen.
Der Grund ist, dass die SharePoint Root Site Collection noch eine klassische Struktur besitzt. Natürlich könnte man die Root Seite als Hub definieren und via SitePage eine moderne Seite erstellen. Diese moderne Seite wird dann als Homepage gesetzt, damit die globale Navigation der Hub Site erscheint. Jedoch gilt das als „Hack“. Hub Site ist noch in der Preview und es sind noch einige Fehler vorhanden. Wenn man die Struktur der Root Site Collection ändert und diese dann „verbastelt“ ist, gäbe es nur die Möglichkeit, die Root Site Collection zu löschen und eine neue Site Collection mittels Template zu erstellen. Dieses Vorgehen wird von Microsoft nicht unterstützt. Deshalb empfehlen wir, die Root Site Collection unangetastet zu lassen (gemäss Diskussion mit Thorbjørn Værp am SharePoint Saturday vom 26.05.2018 in Zürich).
Wir gehen davon aus, dass zukünftig Microsoft eine Lösung bieten wird, so dass die Root Site Collection auch modernisiert werden kann.
Empfehlung (Stand 30.05.2018)
Vorgehen:
- Planung der Hub Sites, da nur 50 gesetzt werden können
- Via PowerShell eine Security Gruppe erstellen, damit nicht alle User mit Rechten eine Hub Seite erstellen können
- Communication Site erstellen und als Hub setzen, da das volle Page Layout genutzt werden kann
- Theme für die Hub Seite generieren (change the look oder Theme Generator Fabric UI)
- Site Scripts erstellen als Vorlage für zukünftige moderne Seite
- Bestehende Teamsites oder weitere Communication Sites dem Hub assoziieren
- Neue Team- oder Communication Sites erstellen und Site Script Vorlage wählen
Nicht empfohlen:
- Subseiten nicht an eine Hub Site anbinden! Technisch ist das zwar möglich, jedoch ist die Verwaltung ein Albtraum, da die Parent-Site Collection nicht verknüpft ist…
- Eine Root Site Collection sollte auf keinen Fall als Hub hinterlegt werden
- Keine klassische Site Collection zu einem Hub assoziieren, da zurzeit kein Mehrwert ersichtlich ist (keine Navigation, keine News, kein Theme, etc.)
Wie lautet das Fazit der IOZ?
Die Hub Sites bringen einen grossen Mehrwert. Endlich bringt Microsoft eine Lösung zur globalen Navigation in SharePoint Online. Dadurch ist es für den Endanwender einfacher zu navigieren, da verschiedene Navigationen nun vorhanden sind und die bestehende Navigation nicht missbraucht wird für Site Collection übergreifende Links. Zudem können nun die Neuigkeiten auf einer Seite dargestellt werden. Dies erlaubt es, Neuigkeiten aus verschiedenen Bereichen (Site Collections) anzeigen zu können, ohne den Seiten folgen zu müssen.
Mit den Site Scripts lassen sich Vorlagen erstellen, um neue moderne Seiten zu provisionieren. Zukünftig werden Berechtigungen automatisch gesetzt, sobald eine Seite mit einem Hub verbunden wird. Das Design wird übernommen und für den Nutzer bietet dies ein konsistentes Look & Feel.
Hub Sites sind als Preview verfügbar und ich empfehle Ihnen, sofort loszulegen!
Wie sieht die Roadmap aus?
An der SharePoint Konferenz in Las Vegas (21. – 23.05.2018) wurden folgende Features für die Hub Site angekündigt:
Zielgruppensteuerung:
Anscheinend können die Neuigkeiten zukünftig zielgruppengesteuert konfiguriert werden.
Datumgesteuertes News Publishing:
Es wird möglich sein, ein bestimmtes Publikationsdatum für News zu wählen. Die News bleiben als Entwurf in SharePoint bis das definierte Datum erreicht wird. Danach wird der Newsbeitrag automatisch veröffentlicht. Ob diese auch zeitgesteuert sind, wissen wir nicht. Gemäss unserer Erfahrung vermuten wir, dass es keine zeitgesteuerte Publikation sein wird.
Genehmigungen:
Die Newsbeiträge können zukünftig genehmigt werden. Es macht natürlich Sinn, dass der Seitenbesitzer die Informationen steuern kann.
Metadaten:
Mittels Seiten Metadaten & Content Filterung kann man die Seiten organisieren und deren Darstellung anhand bestimmter Metadaten-Kriterien beeinflussen.
Konsistente Berechtigungen:
Wenn eine bestehende moderne Communication Site einem Hub zugewiesen wird, dann werden die Berechtigungen der Hub Site direkt übersteuert. So erhalten alle Mitglieder der Hub Site Zugriff auf die angebundene Communication Site.
Diese Features werden bis Ende 2018 für alle Tenants ausgerollt.
Falls Sie weitere Informationen zur der offiziellen Roadmap abrufen möchten, finden Sie diese hier.
FAQ: Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?
F: Per Wann sind Hub Sites verfügbar?
A: Per Q2 sollten Hub Sites verfügbar sein. Wir gehen davon aus, dass diese per Ende Sommer oder per Ignite im September weltweit ausgerollt werden.
F: Sind Hub Sites auch On-Premise verfügbar?
A: Ja, Hub Sites werden verfügbar sein!
F: Gibt es eine Möglichkeit, ohne PowerShell Hub Sites zu setzen?
A: Nein, zum jetzigen Zeitpunkt ist PowerShell das einzige Instrument zur Verwaltung.
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