Multilingual Publishing MLP: Mehrsprachige Sites, News und Seiten in SharePoint online (SPO)

In SharePoint online (SPO) ist für Communication Sites nun das Feature Multilingual Publishing (MLP) verfügbar. Sites und News können damit in mehreren Sprachen angelegt und publiziert werden. Mehrsprachigen Unternehmen steht mit MLP ab sofort ein Standardmittel in SharePoint online zur Verfügung, mit welchem sie interne Sprachbarrieren einfacher überwinden und die Kommunikation und Kollaboration verbessern können. 

Hinweis: Das Feature ist mit Stand April 2020 in Office 365 im Rollout, bei Targeted Release Tenants steht dieses Feature bereits zur Verfügung, Standard Release Tenants müssen sich noch etwas gedulden.

Spracheinstellungen auf der Communication Site 

Über die Websiteinformationen und Websiteeinstellungen lassen sich die Spracheinstellungen öffnen. Sobald man die Option «Übersetzung von Seiten und Neuigkeiten (News) in mehrere Sprachen aktivieren» anwählt, können alternative Sprachen hinzugefügt werden, in welche Seiten und News übersetzt werden können. Der Übersetzer ist jene Person, welche bei neuen Seiten und News eine E-Mail erhält, dass neue Inhalte für die Übersetzung bereitstehen 

Wichtiger Hinweis: Die Standardsprache einer Site kann nicht verändert werden. Die Standardsprache für das Anlegen neuer Sites ist eine Entscheidung, die vor der Einführung von SharePoint gut überlegt und gefällt werden muss.

Mit diesen Einstellungen wurde nun auf der Site oben rechts eine Sprachauswahl hinzugefügt.

Neue Seiten in mehreren Sprachen erstellen 

An der Erstellung von Seiten und News ändert sich nichts: diese können nach wie vor über den üblichen Weg, über die Command-Bar, erstellt werden. Ist eine News erstellt und mit Bildern und Inhalten in der Standardsprache aufbereitet, kann für die alternative Sprache dank Multilingual Publishing nun eine Kopie der News angelegt werden. Dabei wird eine Seiten-Kopie der News angelegt und Inhalte mitkopiert. Dies kann auch für Seiten, wie die Startseite, vorgenommen werden, um die Inhalte mehrsprachig aufzubereiten.

Mit der Erstellung einer News-Kopie erhält der in der Websiteeinstellungen definierte «Übersetzer» automatisch eine E-Mail mit der Information, dass eine Übersetzung angefordert wurde. Damit ist die Initialisierung des Übersetzungs-Prozesses direkt in die News-Erstellung integriert. Eine Meldung an den Übersetzer wird auch dann ausgelöst, wenn bestehende News in der Standardsprache aktualisiert wurden und dadurch möglicherweise auch eine Anpassung der alternativen Sprachversionen nötig geworden ist. Der Übersetzer kann nun die Übersetzung in die Zielsprache in der entsprechenden News-Seite vornehmen. Sobald beide News veröffentlicht werden, sind die News in den jeweiligen Sprachen verfügbar. 

Weitere Elemente von SharePoint übersetzen 

In der SharePoint Oberfläche, dem MUI (Multi User Interface), werden alle SharePoint Standard Elemente in der jeweiligen Sprache angezeigt d.h. alle Elemente, welche von SharePoint «ausgeliefert» werden, dabei geht es unter anderem um Buttons, Menüeinträge, Standardspalten oder auch Ansichten und Listennamen. Eigens hinzugefügte Elemente wie Navigationspunkte oder benutzerdefinierte Spalten werden nicht automatisch übersetzt, diese müssen manuell in die alternative Sprache übersetzt werden. Dabei lassen sich nebst den Seiten und News auch weitere Inhaltselemente übersetzen, darunter: 

• Websitenamen 
• Navigation 
• Spalten 
• Footer 
• WebPart Titel 

Nach dem die Site in der Standardsprache eingerichtet wurde, muss ein Benutzer, welcher die alternative Sprache als bevorzugte Sprache aktiviert hat, die Übersetzung der eigens hinzugefügten Elemente manuell vornehmen. In den Bildern „Beispiel Sites“ vom vorhergehenden Abschnitt sind div. übersetzte Elemente in Deutsch wie auch Englisch ersichtlich. 

Wann ist welche Sprache aktiv? 

In welcher Sprache die SharePoint Oberfläche angezeigt wird, ist von verschiedenen Einstellungen abhängig – darunter auch von der Site-Standardsprache und der Browserspache, wie die nachfolgende Grafik zeigt: 

Den grössten Einfluss hat die als bevorzugt festgelegte Sprache des Benutzers. Wie die Spracheinstellungen des angemeldeten Benutzers einstellt werden kann, zeigt Microsoft im Artikel Ändern der persönlichen Einstellungen für Sprache und Region im Detail auf.

Fazit 

Microsoft rollt mit Multilingual Publishing MLP eine willkommene und lang erwartete Funktionalität für SharePoint Online aus. Gerade für Unternehmen und Organisationen, die über Sprachgrenzen hinweg tätig sind, steht nun ein Standardinstrument zur Verfügung, um Sprachbarrieren einfacher überwinden und die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern zu können. 

Schielt man auf andere Anwendungen aus Office365 wie beispielsweise PowerPoint, wird klar, was die Sprach-KI aus der Microsoft Cloud bereit heute zu leisten vermag. Beispielsweise können die mündlichen Ausführungen eines Präsentators live und simultan in Untertitel einer gewählten Zielsprache übersetzt werden. Man darf gespannt sein, welche weiteren Funktionalitäten im Bereich Mehrsprachigkeit Microsoft in seinen Applikationen darauf aufbauen wird.