UPDATE März 2023: Microsoft MyAnalytics wurde inzwischen von Micorosoft Viva Insights abgelöst. Ein detaillierter Blogpost zu den Funktionalitäten von Viva Insights und den Erfahrungen nach einem 6-monatigen Praxistest ist hier zu finden.
Was ist MyAnalytics?
MyAnalytics ist ein Service von Microsoft Office 365, welcher den Benutzern anhand von Dashboards aufzeigt, womit sie ihre Zeit bei der Arbeit verbringen. Es bietet nützliche Informationen, die den Anwendern helfen können, ihre Zeit effektiver zu nutzen und Arbeiten besser zu priorisieren.
Hier wird MyAnalytics in 85 Sekunden erklärt:
Woher kommen die Daten?
Die gesammelten Daten werden von Microsoft Graph bereitgestellt. Das Microsoft Graph Application Programming Interface (API) bzw. die Schnittstelle kann verwendet werden, um Anwendungen für Unternehmen und Benutzer zu erstellen, die über einen einzigen Endpunkt mit einer Vielzahl von Ressourcen, Beziehungen und Informationen verbunden sind.
Beispielsweise kann eine Beziehung zwischen einem Benutzer und einem Vorgesetzten geknüpft werden. Anwendungen können diese Beziehungen durchlaufen, um auf diese verbundenen Ressourcen zuzugreifen und Aktionen mit ihnen über die API durchzuführen.
Wenn Sie Office 365 nutzen, kennen Sie sicherlich die «zuletzt verwendeten Dokumente» im Portal. Auch diese Informationen werden von Microsoft Graph bereitgestellt.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Microsoft Graph.
Ist MyAnalytics ein Management-Tool, um die Mitarbeiter zu überwachen?
Auf keinen Fall! MyAnalytics schützt die Privatsphäre, da die persönlichen Daten nur für den Nutzer sichtbar sind. Nur der Nutzer hat Zugriff auf sein persönliches MyAnalytics Dashboard. MyAnalytics bietet dem Vorgesetzten oder anderen Personen im Unternehmen keinen Zugriff auf Ihr Dashboard. Jedoch können Statistiken zu den einzelnen Kategorien geteilt werden.
Welche Lizenzen werden benötigt?
- Office 365 Enterprise E5
- MyAnalytics als Add-On zu den bestehenden Lizenzen
Hier finden Sie weitere Informationen zu den Preisen.
Wo finde ich das persönliche MyAnalytics-Dashboard?
MyAnalytics ist im Delve unterhalb der MySite bzw. unter «Ich» zu finden.
Im persönlichen MyAnalytics Dashboard können Sie verfolgen, wie viel Zeit Sie in Besprechungen und mit E-Mails verbringen. Sie sehen auch, wie viele Stunden Sie ohne Unterbrechung an wichtigen Aufgaben arbeiten, welchen Kollegen und Gruppen Sie die meiste Zeit widmen und wie viele Stunden Sie ausserhalb der Arbeitszeit arbeiten.
Ihre Zeit
In diesem Dashboard finden Sie eine Zusammenfassung, wie viel Zeit Sie in Besprechungen, mit E-Mails und mit Kernstunden verbringen. Die Daten werden aus dem Exchange herausgefiltert und wöchentlich aktualisiert. Die Ziele der einzelnen Kategorien können beliebig angepasst werden.
Besprechungen
Die Besprechungszeiten wird aufgrund aller Besprechungen kalkuliert, die Sie organisiert oder angenommen haben und an denen mindestens eine weitere Person teilnimmt.
Folgende Besprechungsarten sind ebenfalls von den Besprechungszeiten ausgeschlossen:
- Termine im Outlook ohne andere Teilnehmer (z.B. Blocker oder Erinnerungen)
- Ganztägige Termine
- Termine, die als privat gekennzeichnet sind
Besprechungsgewohnheiten
Der Abschnitt Besprechungsgewohnheiten kategorisiert die von Ihnen angenommenen Besprechungen und zeigt an, wie viel Zeit Sie in jeder Art von Besprechung verbracht haben.
In Konflikt stehende Besprechungen:
Besprechungen, die sich mit anderen Besprechungen überschneiden, die Sie angenommen haben und bei denen Ihr Status auf „Besetzt“ gesetzt ist.
Längere Besprechungen:
Meetings, die länger als eine Stunde dauern.
Besprechungsserien:
Besprechungen, die Teil einer Serie oder wiederkehrend sind.
Besprechungsstunden nach Feierabend:
In den Outlook-Einstellungen ist Ihre Arbeitszeit definiert und Besprechungen, welche ausserhalb Ihrer Arbeitszeit stattfinden, werden hier aufgeführt.
Multitasking bei Besprechungen:
Besprechungen, in denen Sie mehr als zwei E-Mails verschickt oder mehr als vier E-Mails pro Stunde gelesen haben.
Tipp: Wenn Sie zukünftig Sitzungen effizienter gestalten möchten, finden Sie hier einen Artikel aus unserem Blog.
E-Mail-Stunden
Die E-Mail-Stunden werden aufgrund der Nachrichten kalkuliert, welche versendet und geöffnet werden. Im Details sieht dies folgendermassen aus:
Versand:
Pro versendeter Nachricht werden Ihnen 5 Minuten angerechnet.
Lesen:
Pro geöffneter Nachricht werden Ihnen 2.5 Minuten angerechnet.
Löschen ohne zu lesen:
E-Mails, welche nicht geöffnet werden und direkt in den Papierkorb wandern, werden nicht berücksichtigt.
Allgemeine Schätzung
Der Bereich E-Mail-Stunden zeigt eine Schätzung, wie viel Zeit Sie mit dem Senden und Lesen von E-Mails verbracht haben. Egal, auf welchem Geräten (PC, Laptop, Tablet oder Mobiltelefon) Sie arbeiten, bei den E-Mail-Stunden wird alles berücksichtigt.
Mails, die Sie ausserhalb Ihrer festgelegten Arbeitszeiten (in den Outlook-Einstellungen definiert) lesen oder verfassen, werden der Kategorie «nach Feierabend» zugewiesen.
Kernstunden
Kernstunden bestehen aus mindestens zwei aufeinanderfolgenden Stunden in Ihrem Kalender ohne Besprechung. Auch Termine oder Blocker, die Sie für sich erstellt haben und die das Minimum von zwei Stunden erreichen, gelten als Kernstunden.
Nach Feierabend
Die Zeit nach Feierabend besteht aus jeder akzeptierten Besprechungszeit oder E-Mail-Aktivität, die ausserhalb Ihrer Arbeitszeiten durchgeführt wird. Wenn Sie an Wochenenden mit dem Lesen oder Versenden von E-Mail-Nachrichten Zeit verbringen, gelten dies auch als «Zeit nach Feierabend».
Netzwerk
Der Netzwerkbereich des MyAnalytics Dashboards zeigt, mit welchen Personen Sie Zeit verbracht haben, sei dies in Meetings oder Kommunikation per E-Mail.
Das Diagramm «Ihre Zeitinvestitionen» zeigt an, wie viel Zeit Sie mit den Einzelpersonen und Gruppen in Ihrem Netzwerk verbracht haben. Dieses Diagramm zeigt standardmässig alle Ihre beteiligten Personen an (intern & extern).
Sie können sich die Daten Ihrer Zeitinvestitionen in einer Kartenansicht oder in einer Listenansicht anzeigen lassen. In beiden Ansichten können Sie Ihre Kontakte filtern, indem Sie «Wichtige Personen» oder «Arbeitsgruppen» auswählen.
Die Gesamtzeit stellt die Summe der Stunden/Minuten dar, die Sie mit dem Kontakt in Meetings verbracht haben sowie die Zeit, die Sie für die E-Mail-Kommunikation aufgebracht haben. Beim Klick auf eine Person wird auf der rechten Seite eine Statistik über Ihre Interaktionen mit dem Kontakt angezeigt. In dieser Ansicht können Sie Personen zu Ihrer Liste der wichtigen Personen hinzufügen oder entfernen, indem Sie auf den Stern unter ihrem Namen klicken.
Neu werden hier die Office 365 Groups angezeigt, in denen Sie aktiv waren/sind.
Wie kann ich meine Zeit besser einteilen?
Legen Sie Ihre persönlichen Ziele fest und überwachen Sie den Fortschritt! Klicken Sie dazu im Dashboard auf «Ziel bearbeiten» und passen Sie die Stunden an. Den Fortschritt können Sie im Zeitverlauf prüfen.
Analysieren und steigern Sie Ihre Produktivität mithilfe von Kennzahlen. MyAnalytics zeigt auch auf, wie der Unternehmensdurchschnitt aussieht. Halten Sie effiziente Personalgespräche, setzen Sie Regeln für die Zusammenarbeit ausserhalb der Kernzeiten und verbessern Sie die Wirksamkeit Ihrer E-Mails.
Sind die Daten korrekt?
Das kommt darauf an, wie Sie arbeiten! Wie oben beschrieben wurde, werden die Daten aus Exchange verwendet. Wenn Sie täglich mit dem Outlook arbeiten und alle Termine und Sitzungen eintragen, dann sind zumindest die Besprechungstermine sowie die Kernstunden korrekt.
Beim Mailverkehr können durchaus Abweichungen vorhanden sein. Im Schnitt werden pro verfasster Nachricht 5 Minuten berechnet. Wenn Sie jedoch Mails mit vielen Fragen oder Aufgaben schreiben, benötigen Sie natürlich länger als 5 Minuten. Somit ist es bedeutend schwieriger, die E-Mail-Stunden als echte Referenz zu sehen. Die Bezeichnung Indikator trifft es wohl eher zu…
Nachteile, Limitationen und offene Fragen
Folgende Nachteile existieren bei MyAnalytics:
- Jede Person und jede Stelle ist anders und es gibt keine Richtwerte der Besprechungs- oder E-Mail-Stunden.
- Um genaue und korrekte Daten zu erhalten, müsste jede einzelne Tätigkeit im Outlook nachgeführt werden.
- E-Mail-Stunden dienen nur als Indikator. Der tatsächliche Wert wird häufig höher sein.
- Der Unternehmensdurchschnitt ist keine Referenz, wenn Daten von völlig verschiedene Stellen berücksichtigt werden.
- Es gibt kein Benchmark bei Kollegen in gleicher Position.
- Wenn eine Besprechung kürzer dauert als in Outlook geplant und Sie an Ihrem Arbeitsplatz E-Mails beantworten, werden Ihnen Multitasking-Werte addiert.
- Es gibt einige offene Fragen, auf die man keine Antworten vom Hersteller bekommt:
- Wird die Vorschau einer E-Mail zu den E-Mail-Stunden addiert oder nicht, wenn die E-Mail danach gelöscht wird?
- Was geschieht mit ganztätigen Kundenterminen?
- Was geschieht mit Anreisezeiten? Werden diese kumuliert oder gelten sie als Kernstunden, weil keine Personen eingeladen werden?
Lohnt es sich, MyAnalytics für alle Mitarbeiter zu lizenzieren?
Nein, denn MyAnalytics ist nicht für jeden Nutzer geeignet. Es setzt voraus, dass die Nutzer täglich mit Outlook arbeiten und dort konsequent alle Termine und Besprechungen organisieren. Zudem muss man sich die Frage stellen, welchen Zweck MyAnalytics erfüllen soll. Wenn die Produktivität leidet, dann ist MyAnalytics sicherlich ein geeignetes Instrument, die persönliche Arbeitsweise zu optimieren. Über das Register Trends können die Nutzer ihre Fortschritte über Wochen oder Monate hinweg beobachten.
Mitarbeiter, welche am Empfang arbeiten oder eine Direktionsassistentenrolle haben, beantworten hauptsächlich E-Mails und erstellen Kalendertermine. Bei diesen Zielgruppen ist es klar, dass Sie einen hohen Wert bei E-Mail-Stunden aufweisen und der Unternehmensschnitt in dieser Kategorie erheblich tiefer ist.
Bei Geschäftsleitungsmitgliedern macht es jedoch Sinn, MyAnalytics zu nutzen. Obwohl sie einen deutlich höheren Durchschnittswert in Sitzungen aufweisen werden, sollten doch noch genügend Zeit für Kernstunden vorhanden sein. Sie müssen täglich wichtige Entscheidungen treffen und benötigen daher die nötigen Informationen und Reports und vor allem Zeit, um rationale Entscheidungen treffen zu können.
Mehrwert von MyAnalytics
MyAnalytics kann die Produktivität der einzelnen Mitarbeitenden steigern. Dank künstlicher Intelligenz und Machine Learning bietet Microsoft eine wertvolle Einsicht in die Arbeitsweise und hilft dabei, diese entsprechend zu optimieren. Man hat die Möglichkeit zu sehen, wie hoch der prozentuale Anteil der gelesenen Mails von den Empfängern ist. Wenn man sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, um wichtige Informationen per Mail zu senden und die Leserate nur ca. 40 % beträgt, dann müsste man genau hier ansetzen und die Zeit für andere Tätigkeiten einteilen.
MyAnalytics hilft auch, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) anzuregen. Durch die Reflektion der einzelnen Mitarbeiter wird jedem bewusster, dass man beispielsweise zu viele Sitzungen hat. Auch andere Gewohnheiten – wie E-Mails während den Besprechungen schreiben – werden ausgewertet. Gestaltet man Sitzungen informativer, weckt man zugleich die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und das Multitasking wird dann obsolet. So können Verbesserungen im Unternehmen angesprochen werden und «Muda» (Aktivität, die Ressourcen verbraucht, aber keinen Wert erzeugt –> Lean Management) vermieden werden.
Wichtig ist, dass alle Nutzer ihre Termine im Outlook nachführen, damit die Auswertungen genau sind.
Wie sieht die Roadmap aus?
Als neuestes Feature wurde Groups in MyAnalytics integriert. Dadurch sieht man, in welchen Gruppen man aktiv war und welche Gruppen man in letzter Zeit vernachlässigt hat.
Falls Sie weitere Informationen zur der offiziellen Roadmap abrufen möchten, finden Sie diese in der Roadmap von Microsoft.
FAQ: Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?
F: Ist die Privatsphäre der Nutzer geschützt?
A: Ja, nur der Nutzer hat Einsicht in das Dashboard und sieht, wie viel Zeit er für welche Tätigkeiten verwendet.
F: Welche Lizenz wird benötigt?
A: Sie benötigen entweder eine Enterprise E-5 Lizenz oder beziehen es als Add-On.
F: Welche Statistik kann ich teilen?
A: Sie haben die Möglichkeit, einzelne oder alle Dashboard Kacheln freizugeben.
Praxisbeispiele
Microsoft hat bereits mit verschiedenen Unternehmen – die MyAnalytics nutzen – Video Case Studies gemacht. Nachfolgend finden Sie zwei Videos, um einen Eindruck zu erhalten, wie die Unternehmen das Tool einsetzen.
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