Productivity News vom 01.08.2020: Bots in Microsoft Teams

Software-Roboter, kurz «Bots» können unterschiedlichste Tätigkeiten automatisiert ausführen. Auch in Microsoft Teams lassen sich Bots einbinden. In diesem Artikel teile ich einige grundlegende Infos dazu, was Bots sind und wie sie funktionieren und stelle 4 verbreitete Bot-Dienste für Microsoft Teams vor.

Bots in Microsoft Teams – Artikelinhalt:

• Was sind Bots?
• Wie funktionieren Bots?
• Bots für Microsoft Teams: 4 Beispiele
• Bots selber bauen mit Azure Bot-Service
• Apps und Bots direkt in Teams bauen mit Microsoft Dataflex
• Empfehlung der IOZ
• Häufig gestellte Fragen

Ich weis nicht wie es Ihnen geht, mir jedoch kommt beim Thema Bots stets folgender Kerl aus längst vergangenen Tagen in den Sinn:

Stets etwas besserwissend hat uns diese Büroklammer in den späten Neunzigern und früher 2000ern oft genervt, aber selten geholfen. Der sogenannte «Büro-Assistent» tauchte meist ungefragt am unteren rechten Bildschirmrand auf und «half» bei Problemen und gab Hinweise.

Karl Klammer (im Englischen «Clippy») war also schon damals so was wie eine Art Bot. Getriggert wurde dieser beispielsweise beim Schreiben einer Briefanrede und trat anschliessend zum Vorschein. Heutige Bots wie Siri von Apple oder Alexa von Amazon, werden durch zurufen von «Hey Siri» oder eben «Alexa…» gestartet und stehen den Benutzerinnen und Benutzern anschliessend mit Rat und Tat zur Verfügung.

Nebst den oben genannten virtuellen Assistenten begegnen wir Bots immer häufiger auf Webseiten jeglicher Art. Beispielsweise beim Durchstöbern von Onlineshops oder bei der Suche nach einer Problemlösung auf einer der unzähligen Herstellerseiten. Dort tauchen beispielsweise Chatfenster auf, in denen zu Beginn ein Bot grundsätzliche Infos abfragt, bevor eine tatsächliche Person die Konversation übernimmt.

Was sind Bots?

Grundsätzlich versteht man unter dem Wort Bot (aus dem Englischen robot «Roboter») ein Computerprogramm, das weitgehend automatisch sich wiederholende Aufgaben abarbeitet, ohne dabei auf eine Interaktion mit einem menschlichen Benutzer angewiesen zu sein.

Quelle: Wikipedia

Dabei wird zwischen gut- und bösartigen Bots unterschieden. Gutartige Bots halten sich dabei an die Robot Exclusion Standards, mit denen Serverbetreiber das Verhalten eines Bots in Grenzen beeinflussen können. Beispiele dafür sind Webcrawler von Internet-Suchmaschinen wie Google, Bing & Co., die selbstständig Webseiten besuchen, den vorhandenen Links folgen und somit Inhalte der Seiten auswerten.

Bösartige Bots gibt es leider wie Sand am Meer. Oft werden diese für Werbezwecke (Spambot) sowie für das massenhafte Kopieren von Webinhalten programmiert. Handelt es sich um ein regelrechtes Bot-Netz, dann kommunizieren die einzelnen Bots untereinander und erhöhen ihre Schadenskraft. Typische Anwendungsszenarien sind das Schaffen von Zombie Proxy («Zwischen-Hosts» für das Verschleiern von Herkunftspfaden), Versand von Spam-Mails (insbesondere Phishing-Mails) oder auch das Ausführen von DDoS-Attacken (Distributed Denial of Service = koordinierter Angriff von verteilten Rechnern mit dem Ziel, die Verfügbarkeit eines Services zu stören).

Selbstverständlich konzentrieren wir uns in diesem Beitrag auf gutartige Software-Roboter. Als «digitale Arbeiter» können diese auf schier unbegrenzte Art und Weise in Unternehmen eingesetzt werden.

Wie funktionieren Bots?

Grundsätzlich tut ein Bot das, wozu er programmiert wurde. Er erhält einen Input, verarbeitet diesen und generiert einen Output. Je nach Level an Intelligenz kann der Bot dabei mehr oder weniger autonom, kontextbezogen und «kreativ» agieren. Nebst den oben beschriebenen Social Interaction Bots auf Webseiten, welcher hauptsächlich für Kommunikation ausgelegt sind, gibt es eine Vielzahl andere Bots, deren Funktionen unterschiedlicher nicht sein könnten und die verschiedene Levels an Intelligenz nutzen können. Das lässt sich mit 3 Beispielen illustrieren:

Ein Login-Bot für die morgendliche Anmelde-Routine

Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter stehen vor der Herausforderung, mit vielen verschiedenen Anwendungen und Portalen zu arbeiten. Jeden Morgen müssen sie sich erst einmal in allen Portalen anmelden. Am Abend folgt schliesslich wieder das Abmeldeprozedere. Hier kann ein Software-Roboter übernehmen: Die simple Abfolge an Schritten «URL eingeben», «Login-Daten eingeben», «Anmelde-Button betätigen» und beim erfolgreichen Login zur nächsten URL weiterziehen, kann ein Bot selbstständig erledigen. Hier handelt es sich um einen sehr «dummen» Bot, der nur genau das macht, wozu er vorher programmiert wurde.

Bots als Gegner in Computerspielen

In Computerspielen, etwa in Shootern, haben Bots die Aufgabe, die Rollen von eigentlich menschlichen Spielern zu übernehmen und somit eine Art Mehrspieler-Erlebnis zu schaffen. Auch diese Bots sind nicht sonderlich intelligent. Im Hintergrund ist ein Regelwerk am wirken, welches das Verhalten dieser Computerplayer steuert. Je nach dem, wie viel Mühe und Energie die Programmiererin oder der Programmierer in den Bot-Code gesteckt hat und welche Engine dazu verwendet wurde, handelt es sich um einen mehr oder weniger «intelligenten» Bot, der taktische Entscheidungen trifft.

Meinungsbots auf Social Media Plattformen

Ein weiteres Beispiel bieten die Sozialen Medien. Dort nutzen Computerprogramme die Power von künstlicher Intelligenz KI und analysieren massenweise Posts auf deren Inhalt, Tonalität, Wortwahl, Satzlänge, etc. und versteht, worum es geht. Bei bestimmten Hashtags # oder Keywords werden diese Bots aktiv. Sie liken, kommentieren, retweeten oder teilen dann Beiträge automatisch und stets mit der Absicht, bestimmte Themen zu besetzen. Diese Themen wiederum können vom Betreiber gesteuert und festgelegt werden. Durch den Einsatz von KI und können diese Computerprogramme täuschend echte Social-Media-Nachrichten verfassen, bei denen kaum zu erkennen ist, ob es sich um einen realen Menschen oder eben um einen computerunterstützten Post handelt. Im Zusammenhang mit der US-Präsidentschaftswahl hat dieses Thema Wellen geschlagen, es war von Meinungsbots die Rede.

Mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz werden die Roboter intelligent. Die Demonstration von Google Duplex in 2018 zeigte eindrücklich, was in diesen Bereichen möglich ist. Ein Software-Roboter tätigte Anrufe in Restaurants und in Friseursalons, um Reservationen vorzunehmen. Mit der freundlichen Frauenstimme, den kontextbezogenen Rückfragen, den natürlich wirkenden Pausen und den «Ähms» war es unmöglich, diese Anruferin als Bot zu erkennen.

4 Beispiel-Bots für Microsoft Teams

Mit der Einbindung in Microsoft Teams können die digitalen Helferlein in den täglichen Arbeitsalltag eingebunden werden. Über die App-Gallery in Microsoft Teams stehen zahlreiche Anwendungen von Microsoft und Drittanbietern zur Verfügung, mit denen sich die eigene Teams-Anwendung mit weiteren Funktionalitäten ausstatten lässt. Die Bots haben hier sogar ihre eigene Kategorie.

Nachfolgend stellen wir Ihnen 4 verbreitete «ready-to-use-Bots» für Microsoft Teams vor, welche Sie sich selber aus der App-Gallery holen können.

WhoBot

WhoBot hilft einem dabei, einfachste Fragen bezüglich Mitarbeiterkollegen zu beantworten.

Wer hat letztens die Präsentation für das anstehende Quartalsmeeting überarbeitet? Wer kennt sich mit Themen wie Azure Information Protection und Security aus? Wem ist Herr Müller aus der Logistik unterstellt?

Solch einfache aber oft zeitintensive Informationen können mit Hilfe von WhoBot schnell und effizient beschaffen werden.

Das sieht in der Praxis dann wie folgt aus. Der WhoBot wird in seinem eigenen Chat angesprochen und auf die Frage, „Wer ist Megan“, antwortet WhoBot wie folgt:

Möglicherweise suche ich auch ein E-Mail zu einem bestimmten Thema, kann dieses aber auf die Schnelle nicht finden. Auch hier kann mir WhoBot mit Informationen, welche dieser sich über Microsoft Graph beschafft, möglicherweise weiterhelfen.

Meinung IOZ

WhoBot kann in gewissen Fällen tatsächlich unterstützend zur Seite stehen. Der Umfang bietet nicht sonderlich viele Funktionen. Die gebotenen Funktionen sind rudimentär, zudem spricht der Bot nur Englisch, was wiederum einige Nutzer ebenfalls abschrecken könnte.

Mio

Mio verbindet Microsoft Teams mit den ebenfalls bekannten Kommunikationsplattformen Slack und Cisco Webex Teams.

Die Idee dahinter ist, dass jede und jeder in seiner bevorzugten Plattform weiterarbeiten und somit das Wechseln zwischen den einzelnen Plattformen vermieden und die Produktivität hoch gehalten werden kann. Dazu wird ein eigens dafür erstellter Channel innerhalb der Teams-Applikation verwendet.

Der generierte Share-Link kann anschliessend mit den externen Projektmitgliedern geteilt werden.

Beim Aufruf des Links wird der User oder die Userin aufgefordert, die gewünschte Plattform auszuwählen, damit Mio die nötigen Konfigurationen automatisch vornehmen kann.

Das nachfolgende Video veranschaulicht die Funktion von Mio Universal Channels.

Meinung IOZ

Falls die Konstellation vorhanden ist, bietet Mio einen echten Mehrwert für sämtliche Nutzerinnen und Nutzer. Nebst Nachrichten in Channels werden auf GIFs, Emojis, Bilder und Direktnachrichten unterstützt. Nicht zu vergessen ist dabei das Thema Security und Compliance. Auch wenn Mio offiziell keine Nachrichten oder Dateien speichert, verlassen diese die jeweilige Plattform und werden – wie im Bild unten dargestellt – übersetzt und weitergeleitet.

TellMe Bot

TellMe scheint auf den ersten Blick einen ähnlichen Funktionsumfang zu bieten, wie der WhoBot es tut. Mit dem Unterschied, dass dieser erweiterbar und somit individuell konfigurierbar ist. Nebst den Klassikern wie Informationen zur jeweiligen Person unterstützt einem TellMe auch bei der Planung von Meetings sowie beim Aufbau einer Knowledgebase.

TellMe ist im Gegensatz zu anderen Bots jedoch nicht kostenlos. Die Preise beginnen bei 100£ / Monat mit maximal 1000 Anfragen.

Meinung IOZ

Die Standardfunktionalitäten beherrscht TellMe ebenfalls bestens, weshalb wir diese hier nicht speziell erwähnen. Die Möglichkeit des Aufbaus einer Wissensdatenbank hört sich jedoch sehr vielversprechend und spannend an. Da Microsoft ebenfalls an einem Knowledge Management mit dem Namen Project Cortex arbeitet, darf man gespannt sein, ob und wie sich die beiden Dienste möglicherweise verknüpfen lassen werden.

Meekan

Termine und Meetings lassen sich ganz einfach mit dem Meekan Bot koordinieren. Samuel Alessandri hat dazu bereits 2018 folgenden Blogbeiträg veröffentlicht.

Bots selber bauen mit Azure Bot Service

Was aber wenn es für die jeweiligen Anforderungen noch keinen Bot gibt oder dieser im Funktionsumfang limitiert ist? Mit dem Microsoft Bot Framework und Azure Bot Service lassen sich einfache Roboter wie beispielsweise Q&A-Bots, wie auch komplexe virtuelle Assistenten selbstständig realisieren.

Azure Bot Service und das dazugehörende Bot Framework bieten folgenden Komponenten an:

• Bot Framework SDK zum Entwickeln von Bots
• Bot Fremework-Tools zur Abdeckung des End-zu-End-Workflows für die Bot-Entwicklung
• Bot Framework Service (BFS) zum Senden und Empfangen von Nachrichten und Ereignissen zwischen Bots und Kanälen
• Botbereitstellung und Kanalkonfiguration in Azure

Darüber hinaus können Bots auch andere Azure-Dienste verwenden wie beispielsweise:

• Azure Cognitive Services zum Erstellen intelligenter Anwendungen
• Azure Storage für Cloudspeicherlösungen

6 grundlegende Schritte für das Konstruieren eines Bots

Die integrierten Tools und Dienste von Azure Bot Service und Bot Framework vereinfachen den Prozess der Erstellung. Die Erstellung des Bots kann in einer beliebigen Entwicklungsumgebung stattfinden. Die SDK’s sind für C#, JavaScript, TypeScript und Python vorhanden, wobei das SDK für Java zurzeit noch entwickelt wird.

Planen
Zu Beginn muss man sich darüber im Klaren sein, was der angestrebte Bot für einen Zweck hat. Welches User-Bedürfnis soll er adressieren? Welche Prozesse müssen im Hintergrund laufen? Mit welchen Applikationen muss er verknüpft werden?

Bauen
Im nächsten Schritt wird der Bot-Service «gebaut». Er erhält eine Oberfläche für das Empfangen von Inputs, diese werden verarbeitet und lösen weitere Aktivitäten aus.

Testen und Optimieren
Da es sich bei Bots um (mehr oder weniger) komplexe Services mit vielen «beweglichen Teilen» handelt, müssen sie vor der Live-Schaltung getestet werden. Das Testing offenbart, ob der Bot die gestellten Anforderungen erfüllt und wo Optimierungen nötig sind.

Veröffentlichen
Als vierter Schritt wird der Bot-Service veröffentlicht.

Verbinden
Im Verbinden des Bots mit den gewünschten Plattformen und Applikationen wie beispielsweise Teams gelangt er schliesslich zu den Endusern. Von nun an ist der Bot aktiv und steht den Mitarbeitenden zur Verfügung.

Evaluieren
Nun gilt es, den Einsatz des Bots zu beobachten und User-Feedback einzuholen. Nur dann, wenn der Bot ein tatsächliches Bedürfnis adressieren kann und eine gute User-Experience bietet, wird er von den Mitarbeitenden auch eingesetzt werden. Die laufende Evaluation kann wertvolle Hinweise für Optimierungen bieten.

Apps und Bots direkt in Teams bauen mit Microsoft Dataflex

Die Ankündigung von Dataflex an der Microsoft Inspire 2020 bezüglich der Möglichkeit, PowerApps inkl. der dazugehörenden Datenbank direkt in Teams zu bauen, hört sich spannend und vielversprechend an. Im nachfolgenden Beispiel ist zu sehen, wie sich ein Bot, realisiert mit Power Virtual Agents, in Teams integrieren lässt.

Viel Bewegung am Markt für Software-Roboter

Dass der Anwendung von robotergesteuerter Prozessautomatisierung eine wachsende Wichtigkeit zugeschrieben wird, bestätigen verschiedene Aktivitäten in der Branche.

• Microsoft kauft die griechische RPA-Spezialistin Softmotive auf, mit dem Ziel, Power Automate um weitere low-code-Funktionalitäten für das Automatisieren von Prozessen zu erweitern.
• Mit der jüngsten Finanzierungsrunde ist die ebenfalls auf RPA ausgerichtete UiPath zum wertvollsten «Start-up» Europas geworden und treibt nun die Integration der eigenen Lösungen in AWS voran.
• Auch IBM will ein Stück vom Kuchen und hat die brasilianische Bot-Herstellerin WDG aufgekauft.

Empfehlung der IOZ

Ob und wie man nun Bots in seinem Unternehmen einsetzen und nutzen möchte, ist eine individuelle Entscheidung. Sicherlich gibt es heute schon Bereiche, in denen der Einsatz eines Bots sinnvoll sein kann. Beispielsweise beim Aufbau einer Q&A-Plattform oder bei First Level Anfragen im Service Desk könnten Bots bereits heute deutliche Entlastung bieten. Darüber hinaus wird es in naher Zukunft weitere Möglichkeiten und damit verbundene Einsatzszenarien geben, welche für Bots prädestiniert sind. Ob und wie sich diese in Microsoft Teams integrieren wird sich zeigen.

Ich auf alle Fälle werde auch in Zukunft Kolleginnen- und Kollegen direkt ansprechen, Ihre Outlook Kalender nach freien Terminen durchwühlen und Dokumente via Microsoft Search suchen und im besten Fall auch finden ;-).

Häufig gestellte Fragen

Frage: Braucht es Programmierkenntnisse für das Erstellen und Implementieren eines Bots in Microsoft Teams?
Antwort: Nein. Einfache Bots lassen sich ohne Programmierkenntnisse zusammenklicken und an die jeweiligen Services anbinden.

Frage: Was benötige ich zum Erstellen eines Bots?
Antwort: Am einfachsten verschafft man sich Zugriff zum Azure Bot Service und lädt sich das Bot Framework herunter.

Frage: Gibt es sogenannte „ready-to-use“ Bots welche sich einfach installieren lassen?
Antwort: Ja die gibt es. Diese können am einfachsten über Teams -> Apps -> Bots gesucht und hinzugefügt werden.