Productivity News vom 1.5.2018: Mit Microsoft Flow Tätigkeiten automatisieren

Was ist Microsoft Flow?

Microsoft Flow ist ein Workflow-Dienst aus dem Hause Microsoft, mit welchem Sie über eine einfache Benutzeroberfläche per Drag & Drop Tätigkeiten automatisieren können. Mit standardisierten Aktionen lassen sich Applikationen und Cloud-Dienste auf einfache Weise miteinander verbinden. Damit können Sie automatisierte Workflows erstellen, Daten und Prozesse zwischen Ihren bevorzugten Apps synchronisieren, Daten erfassen oder anreichern und viele weitere Aufgaben aus dem jeweiligen Kontext heraus ausführen.

Ähnlich wie bei PowerApps stehen mehr als 200 Konnektoren bereit, um Ihre Anwendungen und Apps miteinander zu verbinden. Dies erspart Ihnen das zeitaufwendige einzelne abrufen aller von Ihnen im Alltag verwendeten Cloud-Services. Sogar der Zugriff auf On-Premise Daten ist dank dem Microsoft Cloud Gateway möglich.

Welchen Mehrwert bietet Flow?

Microsoft Flow kann für 2 Arten von Automatisierungen eingesetzt werden:

• Persönliche Automatisierung: Findige User können ihre persönlichen Arbeitsabläufe mit Hilfe von Flow automatisieren.
• Business Process Automation: Administratoren können mit Hilfe von Microsoft Flow Prozesse über verschiedene Applikationen/Datensilos hinweg automatisieren.

Der Nutzen für Unternehmen liegt auf der Hand:

• Tiefe Automatisierungskosten, da Flow direkt in Office 365 integriert ist (keine Installation nötig) und praktisch ohne Entwicklung auskommt
• Effizientere Prozesse, da repetitive Aufgaben automatisiert werden können
• Höhere Datenqualität, da manuelle Schnittstellen wegfallen

 

Wie funktioniert ein Flow?

Reduziert auf das nötigste besteht ein Flow aus einem Auslöser (Trigger) und einer – oder mehreren – darauf folgenden Aktion/en (Actions).

 

Bringt man neben Trigger und Action auch noch Bedingungen, Schleifen, Genehmigungen und die über 200 frei kombinierbaren Konnektoren ins Spiel, eröffnet sich einem eine unendliche Anzahl an Automatisierungsmöglichkeiten.

 

 

Wie erstelle ich einen Flow?

Microsoft Flow ist ein Teil von Office 365. Flow wird entsprechend aus dem Office 365 Launcher heraus gestartet. Die Flow Erstellung und Administration findet via Web-Browser statt.

 

 

Welche Lizenzierung wird benötigt?

Microsoft Flow wird in Form einer Subscription (pro Monat/User) lizenziert.
Die wichtigsten Informationen zur Lizenzierung wie Preise und Vergleich der unterschiedlichen Flow-Pläne sind auf der Webseite von Microsoft zu finden.

 

Besitzer folgender Office 365 & Dynamics 365 Lizenzen kommen KOSTENLOS in den Genuss des sogenannten «Flow for Office/Dynamics 365 Plan», welcher dem «Free Plan» in puncto Ausführungen pro Monat (2000), der maximalen Flow-Frequenz (alle 5 Minuten) und dem Zugriff auf lokale Datengateways überlegen ist.

 

Vorteil der Flow 1 & 2 Pläne gegenüber dem Flow for Office/Dynamics 365 Plan ist sicherlich, dass man damit auf die sogenannten „Premium Connectors“ (Salesforce, Oracle, …) zugreifen darf.

Wer zusätzlich zur Workflow-Automatisierung auch noch Mobile Apps bauen möchte, dem sind die PowerApps Pläne 1 & 2 zu empfehlen.
Diese Pläne enthalten auch den entsprechenden Flow Plan und ermöglichen den Zugriff auf den Common Data Service von Microsoft.

Nachteile und Limitationen von Flow

Microsoft Flow ist ein neues Produkt in der Microsoft-Cloud-Produktpalette. Entsprechend sind auch noch nicht alle wünschenswerten Funktionen vorhanden bzw. ausgereift. Fairer Weise muss man aber auch sagen, dass das Entwicklungs-Team hinter Flow mächtig Gas gibt. Neuerung kommen fast monatlich raus.

Folgende Limitationen von Flow sollte man kennen:

• Ausführungsdauer: 30 Tage – ein Flow kann nicht länger als 30 Tage laufen
• Speicherungsdauer: 30 Tage – ein Flow wir max. 30 Tage gespeichert, zählt ab Startzeit der Ausführung
• Grenzwert für Schleifen: 5000 Elemente
• Aktionen pro Flow: 250 – zur Erhöhung können Flows geschachtelt werden
• Anzahl Schachtelungen: 5
• Anzahl Wiederholungsversuche: 4  – danach wird ein Fehler zurückgegeben
• Action/Trigger Name: 80 Zeichen

Jede dieser Limitationen kann mit einer guten Flow-Architektur (das Zusammenspiel verschiedener Flows) umgangen werden. Die Tipps dazu stammen zum Teil sogar von Microsoft selbst.

Anwendungsbeispiele Microsoft Flow

Wie bereits erwähnt gibt es eine endlose Anzahl an Kombinationsmöglichkeiten. Hier ein paar Beispiele:

Geo-Coding

Wenn: Wenn in Dynamics 365 eine neue Firma erfasst wird,
Dann: dann soll deren Adresse mit Längen- und Breitengrad Informationen versehen werden.
Nutzen: Mit diesen Informationen lassen sich die Firmen ganz einfach auf Karten platzieren (z.B. in einer Mobile App).

 

 

Automatische Ablage von E-Mail Attachements

Wenn: Wenn in einem E-Mail-Postfach E-Mails mit PDF-Attachments eingehen,
Dann: dann sollen die PDFs in einem spezifischen SharePoint Ordner gespeichert werden.
Nutzen: Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn über ein bestimmtes Postfach (Support oder Verkauf) immer standardisierte Formulare eingehen, die weiterverarbeitet werden müssen.

Positive Zufriedenheitsumfragen intern kommunizieren

Wenn: Wenn in Microsoft Forms eine neue Zufriedenheitsumfrage eingeht,
Dann: dann soll diese Nachricht in Yammer oder im Intranet publiziert werden.
Nutzen: Tue Gutes und sprich darüber.

Automatische Abwesenheitsnotiz

Wenn: Wenn in meinem Kalender ein Termin mit dem Betreff «Ferien» eingetragen ist,
Dann: dann aktivere automatisch die Abwesenheitsnotiz und erwähne Anfang und Ende der Ferien im Text.
Nutzen: Gerade bei Personen, die Teilzeit arbeiten, kann das ganz nützlich sein.

Genehmigung und Veröffentlichung von Dokumenten

Wenn: Wenn ein Benutzer aus SharePoint ein Dokument über den integrierten Flow Panel zur Prüfung übergibt,
Dann: dann wird das Dokument den automatisiert ausgelesenen Prüfern vorgelegt. Diese können ihre Aufgabe per Rückmeldung mittels E-Mail erledigen. Anschliessend wir das Dokument im Originalformat oder in PDF allen Zielpersonen zur Verfügung gestellt.
Nutzen: Wichtige Informationen werden durch die richtigen Personen validiert und kommen erst nach der Prüfung in den Umlauf.

Periodische Erinnerungen für auslaufende Verträge oder Wartungstätigkeiten

Wenn: Wenn heute eine Erinnerung fällig ist (Auslöser ist ein täglicher Startzeitpunkt),
Dann: dann sende eine E-Mail an die verantwortliche Person für den Vertrag oder die Anlage.
Nutzen: Fälligkeiten gehen nie mehr vergessen.

Versenden einer Standard-E-Mail per Flow Button an den Vorgesetzten vom Smartphone aus

Wenn: Wenn ein Benutzer den Flow Button auf dem Smartphone anklickt,
Dann: dann zeige dem Benutzer den E-Mail-Text zur allfälligen Ergänzung. Sende dann die E-Mail an den Vorgesetzten.
Nutzen: Der Benutzer muss sich nicht in ein System (SharePoint, Outlook, bestimmtes File etc.) einloggen, um eine Standard-Aktion auszuführen, sondern er tätigt die Aktion mit einem Knopfdruck direkt vom Smartphone Home Screen aus. Weitere Beispiele für solche Schritte sind die Erfassung von Zeitstempeln in einem Zeit-Rapportierungs-Excel, das Erfassen eines Standard-News-Beitrags bei einem Systemausfall…

Roadmap und Empfehlung der IOZ

Eine konkrete Roadmap zu Microsoft Flow scheint es nicht zu geben. Eine Microsoft Eintagsfliege ist Flow trotzdem nicht. Woran erkennt man das?

• Zum einen an den umfangreichen im Spring 2018 Release angekündigten Neuerungen.
• Zum anderen wurde Flow in den letzten 12 Monaten direkt in diverse Business-Applikationen von Microsoft integiert, so kann man z.B. direkt aus SharePoint, Dynamics 365, OneDrive und PowerApps via Schaltfläche Flows starten.

 

 

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Microsoft Flow

F: Welche On-Premise-Systeme lassen sich via Gateway in Flows einbinden?
A: Via Gateway können folgende On-Premise-Systeme angebunden werden:

• SQL Server
• SharePoint
• Oracle
• Informix
• File System
• DB2

F: Muss man Programmierer sein, um Flows zu erstellen?
A: Nein, programmieren muss man nicht. IT-Affinität schadet aber trotzdem nicht.

F: Gibt es Schulungen zum Thema Flow?
A: Ja, klar! Z.B. bei der IOZ AG (Academy: Microsoft Flow).

F: Gibt es ein Admin Center für Flow?
A: Ja. Ein Admin kann Flows von anderen Benutzern deaktivieren, löschen, an sich reissen und falls nötig auch die verfügbaren Konnektoren einschränken.

F: Wie viele Flow Runs darf mein Unternehmen ausführen?
A: Zählen Sie alle Flow Runs aller Lizenzen in Ihrem Unternehmen zusammen. Hat ein Benutzer Office 365 E3 (2000 Flow-Runs pro Monat) und eine Dynamics 365 Enterprise Plan 1 (15’000 Flow-Runs pro Monat) Lizenz, dann darf das Unternehmen für diesen Benutzer alleine schon 17’000 Flows ausführen. Die Summe aller Flow Runs zählt nicht auf Benutzer-Level, sondern auf Firmen-Level.
Haben Sie 30 Benutzer, die wie oben lizenziert sind, dann darf Ihr Unternehmen 30 x 17’000 Flows ausführen, egal ob die einzelnen Benutzer Flow nutzen oder nicht.