Was ist Promapp?
Promapp ist eine webbasierte Business Process Management (BPM) Software, welche 2018 von Nintex akquiriert wurde. Promapp ist neu im Portfolio der Nintex Plattform und heisst offiziell «Nintex Promapp». Die Software bietet eine gesamthafte Prozessvisualisierung und Automatisierung der Genehmigung von Prozessen an. Den jeweiligen Prozessen können auch Dokumente angehängt werden.
Zusätzlich können die jeweiligen Daten aller Prozessschritte zusammengefasst und grafisch visualisiert werden, sodass eine Übersicht der aktuellen Prozesse erstellt werden kann.
Raphael Bachmann (Leiter Prozessmanagement bei IOZ und Nintex vTE) und Patrick Hosch (Technology Evangelist bei Nintex) hatten sich in ihrem Webinar am 30.10.2018 bereits Nintex Promapp gewidmet:
Hauptfunktionen von Promapp
Die Plattform ist so gestaltet, dass der Endbenutzer eine personalisierte Ansicht mit allen Prozessen hat, in denen er involviert ist. So kann er, je nach Rolle im Prozess, auch diese bei Änderungen genehmigen und direktes Feedback geben.
Die visualisierte Darstellung aller Prozesse ist eine Kernfunktion der Applikation. Hier werden die Prozesse in sogenannte Prozessgruppen zusammengefasst.
In den jeweiligen Untergruppen können Prozesse ebenfalls wieder gruppiert werden:
Die Besonderheit an den Prozessen ist, dass Eingabe und Ausgabeparameter, Prozesseigner, Prozessexperten, Stakeholder (nach dem RACI Modell*) sowie auch Abhängigkeiten zu anderen Prozessen definiert werden können.
Die genannten Rollen haben entsprechende Funktionen im Prozess oder sind deren Genehmiger bei Änderungen am Prozess.
*RACI Modell: Das RACI Modell beschreibt die Aktivitäten und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Rolle:
- Responsible
- Accountable
- Consulted
- Informed
In der Zusammenfassung eines Prozesses können die einzelnen Schritte angesehen werden und falls nötig auch Bedingungen bei Abweichungen des Prozesses definiert werden. Zudem sind hier auch korrespondierende Dokumente oder Formulare angehängt.
Aus den jeweiligen Angaben wird automatisch ein Kostenzyklus erstellt. So ist konstant über den Prozess hinweg ersichtlich, wo die meisten finanziellen Aufwände entstehen und wo in zukünftige Verbesserungen investiert werden könnte.
Risk Management
Eine weitere Funktion von Promapp ist das Risikomanagement. Hier können in der Applikation Risiken definiert, den jeweiligen Prozessen zugeordnet und anschliessend eingestuft werden. Diese werden dann in einer Risikomatrix visualisiert.
Zu jedem Risiko werden Massnahmen definiert und entsprechende Verantwortlichkeiten zugeordnet. Die Umsetzung dieser Massnahmen wird durch das System unterstützt (Aufgaben, Nachweise etc).
Damit ermöglicht Promapp einen schnellen Überblick über die Risiken, die Prävention und das Vorgehen beim Eintreffen.
SharePoint Integration
Die Prozesse können in Webparts angezeigt werden. Dafür stellt Promapp Links zur Verfügung, um diese auch in einem sogenannten «Minimode» in SharePoint anzeigen zu lassen. So hat der Benutzer die Möglichkeit, auf seiner SharePoint-Umgebung die Prozesse anzuschauen und sich alle relevanten Informationen zu beschaffen.
Ebenfalls kann das Dashboard mit allen aktuellen Genehmigungen und Benachrichtigungen integriert werden:
Search Integration
Eine äusserst wichtige Frage stellt sich bei der Suche nach Prozessen in einem auf SharePoint basierten Intranet. In der klassischen Search ist dies bereits möglich. Dafür müssen in den Einstellungen von SharePoint und in der Zentraladministration einige Konfigurationen getätigt werden. Danach können Prozesse wie folgt angezeigt werden:
Welchen Mehrwert bietet Promapp?
Das Ziel von Promapp ist es, den Teams auf effektive Art und Weise zu ermöglichen, ihre Prozesse selbst zu besitzen und diese gemeinsam zu verbessern.
Prozesse können in ihren Schritten einfach beschrieben und mit Dokumenten und Formularen ergänzt werden. Promapp übernimmt dann die Visualisierung.
Ein essentieller Mehrwert ist, dass Promapp als eigenständige Applikation dasteht und die enthaltenen Prozesse leicht in ein schon vorhandenes Intranet (unabhängig davon, auf welcher Technologie dies basiert) integriert werden können.
Ein zusätzlicher Mehrwert ist ebenfalls, dass Promapp erkannt hat, dass Agilität und Lean Management in der heutigen Unternehmenswelt äusserst wichtig sind. Deshalb wurde in den Prozessen ein sogenanntes «Lean Tag» eingeführt. Hiermit sollen unnötige oder ineffiziente Prozessschritte identifiziert werden. Dies auch in Anbetracht des finanziellen Aspekts, sodass wirtschaftlich gesprochen ein höherer «Return of Investment» entstehen kann.
Nachteile und Limitationen von Promapp?
Die Applikation weist eine eigene Notation auf und ist dadurch für Prozessfachleute oder QM-Verantwortliche etwas gewöhnungsbedürftig.
Empfehlung der IOZ
Die IOZ AG empfiehlt, Promapp in Unternehmen einzusetzen, wenn folgende Anforderungen erfüllt werden sollen:
- Einheitliche Darstellung aller Prozesse im Unternehmen
- Einfache Handhabung der Prozesse und Partizipation aller Mitarbeitenden (nicht nur der Prozessspezialisten)
- Der User steht im Fokus
FAQ
F: Wie sieht das Lizenzierungsmodell bei Promapp aus?
A: Promapp basiert auf dem Prinzip von Software as a Service (SaaS) und die Basislizenz beginnt bei 900$/Monat, wobei Erweiterungen dazu gekauft werden können.
F: Können Entwicklungsanpassungen an der Plattform gemacht werden?
A: Nein, die Applikation ist eine OOTB-Lösung und kann bis dato nicht individuell angepasst werden.
F: Gibt es weitere Hilfestellungen und Anleitungen bezüglich Promapp?
A: Ja, sofern Sie einen «Free Trial» bei Promapp beantragt haben, sehen Sie in der Plattform sehr viele Hilfestellungen.
F: Kann ich Promapp auch auf mobilen Geräten nutzen?
A: Es gibt noch keine App für mobile Geräte.
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